Profesjonalna Obsługa Kadr i Płac – Skup Się na Rozwoju Firmy!
Masz pracowników i chcesz mieć pewność, że wszystkie sprawy kadrowo-płacowe są prowadzone bezbłędnie i zgodnie z prawem? Z FinaLab zyskujesz spokój, oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko, powierzając nam kompleksową obsługę Twojego zespołu.
Twoi ludzie, nasza troska o formalności!
godziny otwarcia: poniedziałek-piątek: 09-00 - 17:00 | hello@finalab.pl | +48 725 352 674
Zatrudnianie pracowników to nie tylko rozwój firmy, ale i szereg obowiązków. Zmiany w Kodeksie Pracy, skomplikowane naliczanie wynagrodzeń, terminowe rozliczenia z ZUS i US – to wszystko wymaga specjalistycznej wiedzy i pochłania dużo czasu.
Z FinaLab obsługa kadrowo-płacowa staje się prosta i przejrzysta. Nasz zespół ekspertów zadba o wszystkie formalności związane z Twoimi pracownikami, zapewniając zgodność z przepisami i pełną poufność.
Jeśli czujesz, że księgowość pochłania zbyt wiele Twojego czasu, obawiasz się błędów w rozliczeniach lub gubisz się w gąszczu przepisów – darmowa rozmowa z FinaLab to pierwszy krok do rozwiązania tych problemów.
Jeżeli rozpoczynasz działalność gospodarczą skontaktuj się z nami w celu skorzystania z atrakcyjnej oferty biura rachunkowego na „start”. Oferujemy kompleksową pomoc w założeniu działalności gospodarczej.
Nasza obsługa obejmuje m.in. sporządzanie umów, prowadzenie akt osobowych, naliczanie wynagrodzeń i świadczeń, rozliczenia z ZUS i US, przygotowywanie deklaracji PIT i ZUS, obsługę urlopów i zwolnień, wystawianie zaświadczeń oraz reprezentację przed urzędami. Szczegółowy zakres zawsze dostosowujemy do indywidualnych potrzeb klienta.
Akceptujemy dane w formie elektronicznej (np. ewidencja czasu pracy, informacje o nowych pracownikach, zwolnieniach) przesyłane mailem lub poprzez bezpieczną platformę online. Wybór metody zależy od preferencji klienta
ak, oferujemy wsparcie w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji związanej z nawiązaniem stosunku pracy (umowy, informacje o warunkach zatrudnienia) oraz jego rozwiązaniem (świadectwa pracy, wyrejestrowanie z ZUS).
Stosujemy rygorystyczne procedury ochrony danych osobowych zgodnie z RODO. Dostęp do informacji mają tylko upoważnieni pracownicy, a nasze systemy są odpowiednio zabezpieczone.
Tak, obsługujemy zarówno pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia, umowy o dzieło).
Koszt usługi jest ustalany indywidualnie i zależy od liczby pracowników/zleceniobiorców oraz zakresu świadczonych usług. Zapraszamy do kontaktu w celu przygotowania spersonalizowanej wyceny.
Zakres obsługi może obejmować przygotowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, prowadzenie akt osobowych, ewidencję czasu pracy oraz naliczanie wynagrodzeń. Sporządzamy listy płac, deklaracje ZUS, informacje podatkowe i inne dokumenty kadrowo-płacowe potrzebne przy zatrudnieniu lub jego zakończeniu. Obsługa kadrowa i obsługa płacowa są dopasowywane do liczby osób, form współpracy i zasad obowiązujących u danego pracodawcy. Przed rozpoczęciem prac ustalamy harmonogram przekazywania danych i odpowiedzialność każdej strony. Wyszukiwana fraza „obsługa kadrowo płacowa” dotyczy tej samej usługi, jednak zgodnie z zasadami języka polskiego poprawny zapis zawiera łącznik.
Outsourcing oznacza przekazanie zewnętrznemu specjaliście uzgodnionych czynności, które zwykle wykonuje wewnętrzny dział kadr i płac. Biuro może przygotowywać dokumenty, wyliczać wynagrodzenia, prowadzić ewidencje i obsługiwać zgłoszenia do ZUS. Przedsiębiorstwo nie musi dzięki temu budować własnego zespołu do każdej czynności kadrowej. Pracodawca nadal podejmuje decyzje dotyczące zatrudnienia i odpowiada za przekazanie prawidłowych danych.
Z usługi może skorzystać przedsiębiorca zatrudniający pierwszego pracownika, rozwijająca się spółka albo większe przedsiębiorstwo bez własnego działu kadr. Liczba zatrudnionych nie jest jedynym kryterium, ponieważ znaczenie mają także formy umów, system czasu pracy i składniki wynagrodzenia. Kompleksowy model sprawdza się, gdy firma chce połączyć kadry, płace, ZUS i księgowość u jednego dostawcy. Możliwe jest też zlecenie wyłącznie wybranego obszaru, na przykład naliczania płac.
Na początku potrzebne są dane firmy, lista zatrudnionych, umowy, informacje o wynagrodzeniach oraz dotychczasowe zgłoszenia i rozliczenia. Przy przejęciu trwającego zatrudnienia sprawdzamy również ewidencję czasu pracy, salda urlopowe, zwolnienia i dokumentację ZUS. Zakres dokumentów zależy od tego, czy zlecane jest tylko naliczanie wynagrodzeń, czy także prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Po weryfikacji wskazujemy braki, które należy uzupełnić przed pierwszym zamknięciem miesiąca.
Tak, możemy przygotować projekt dokumentów potrzebnych do nawiązania stosunku pracy i zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie, a jeśli tak się nie stało, jej warunki trzeba potwierdzić pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. Zgłoszenie do ZUS składa się co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń. Pracodawca przekazuje wcześniej uzgodnione warunki zatrudnienia, datę rozpoczęcia pracy i dane nowej osoby.
Tak, obsługujemy również osoby wykonujące zlecenie lub dzieło, jeżeli obejmuje je umowa z klientem. Przed zgłoszeniem zleceniobiorcy trzeba ustalić jego inne tytuły do ubezpieczeń, status studenta oraz okres wykonywania umowy. Te informacje wpływają na składki ZUS i sposób rozliczenia podatku. Sama nazwa umowy nie może zastępować umowy o pracę, jeżeli sposób wykonywania obowiązków ma cechy stosunku pracy.
Prowadzenie akt osobowych polega na gromadzeniu i porządkowaniu dokumentów dotyczących ubiegania się o pracę, przebiegu zatrudnienia i jego zakończenia. Dokumentacja musi być kompletna, chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych i przechowywana w wymaganej postaci. Obsługa obejmuje również kontrolę, czy dokument trafił do właściwej części akt osobowych pracowników. Pracodawca powinien na bieżąco przekazywać informacje o zmianach, karach porządkowych, badaniach, szkoleniach i ustaniu zatrudnienia.
Okres zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy i ewentualnego złożenia raportów informacyjnych do ZUS. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał. Przy starszych aktach okres może wynosić 50 lat albo zostać skrócony po spełnieniu ustawowych warunków. Dlatego przed brakowaniem dokumentacji trzeba sprawdzić historię zatrudnienia każdej osoby.
Naliczanie wynagrodzeń rozpoczyna się od danych o czasie pracy, nieobecnościach, premiach, dodatkach, potrąceniach i zmianach warunków zatrudnienia. Na ich podstawie powstaje lista płac oraz raport płacowy potrzebny do wykonania przelewów. Wyliczenia uwzględniają należne składki ZUS, zaliczkę na podatek i świadczenia finansowane przez pracodawcę lub ubezpieczenie. Dane trzeba przekazać przed ustalonym terminem, aby można było sprawdzić je przed dniem wypłaty.
Potrzebne są między innymi godziny pracy, nadgodziny, urlopy, zwolnienia lekarskie, premie, potrącenia oraz informacje o rozpoczęciu lub zakończeniu zatrudnienia. Jeżeli zmienia się składka, wymiar etatu albo wynagrodzenie, dokument powinien trafić do obsługi przed zamknięciem listy. Późne dane mogą wymagać korekty dokumentów płacowych i deklaracji. Stały kalendarz przekazywania informacji usprawnia zarządzanie procesem i ogranicza liczbę poprawek.
Tak, prowadzimy ewidencję nieobecności na podstawie danych otrzymanych od pracodawcy i dokumentów dostępnych w odpowiednich systemach. Sprawdzamy, jak dany urlop albo zwolnienie wpływa na czas pracy, wynagrodzenie i podstawę świadczeń. Przy urlopach wypoczynkowych potrzebne jest aktualne saldo oraz informacja o terminie zaakceptowanym przez pracodawcę. Decyzja o udzieleniu urlopu pozostaje po stronie firmy, a obsługa kadrowa ujmuje ją w dokumentacji.
Tak, w uzgodnionym zakresie możemy sporządzać dokumenty zgłoszeniowe, wyrejestrowania, raporty imienne i deklaracje rozliczeniowe. Na podstawie list płac wyliczamy wysokość składek ZUS i przekazujemy informację o kwocie oraz terminie płatności. Korekta danych może wymagać ponownego zgłoszenia albo skorygowania całego kompletu dokumentów za dany miesiąc. Firma musi niezwłocznie informować o zdarzeniach wpływających na ubezpieczenia pracowników i zleceniobiorców.
Na podstawie wynagrodzeń i oświadczeń pracowników obliczana jest miesięczna zaliczka na podatek dochodowy. Obsługa może również przygotowywać roczne informacje i deklaracje podatkowe dotyczące zatrudnionych osób. Obowiązek podatkowy trzeba rozliczać zgodnie z aktualnymi danymi, dlatego ważne są terminowo przekazane formularze i informacje o zmianach. Połączenie płac z księgowością ułatwia prawidłowe ujęcie kosztów wynagrodzeń w księgach firmy.
Zakres zależy od sposobu rozwiązania umowy, wykorzystanego urlopu, świadczeń i rozliczeń z pracownikiem. Obsługa może przygotowywać dokumenty rozwiązujące umowę, wyrejestrowanie z ZUS, rozliczenie końcowe oraz projekt świadectwa pracy. Świadectwo wydaje się co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza ponownie zatrudnić tej osoby w ciągu 7 dni. Przy sporządzaniu świadectw pracy trzeba opierać się na pełnej ewidencji zatrudnienia i nieobecności.
Tak, dokumenty i dane można przekazywać elektronicznie przez uzgodniony, bezpieczny kanał. Cała obsługa kadrowo-płacowa może odbywać się zdalnie, z kontaktem przez e-mail, telefon lub wideokonferencję. Dostęp do danych o wynagrodzeniach i akt osobowych powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Spotkanie w biurze FinaLab jest możliwe, ale nie stanowi warunku współpracy.
Zakres może obejmować obsługę kadrową i płacową osoby, która ma wymagane dokumenty pozwalające na legalne zatrudnienie. Przed rozpoczęciem pracy trzeba zweryfikować podstawę pobytu, dostęp do rynku pracy oraz warunki wskazane w zezwoleniu lub oświadczeniu. Specyfika sprawy zależy między innymi od obywatelstwa, stanowiska i planowanego okresu zatrudnienia. Jeśli potrzebna jest pomoc imigracyjna lub prawna, ustalamy udział właściwego specjalisty.
Tak, przegląd może objąć umowy, ewidencję czasu pracy, akta, zgłoszenia ZUS, naliczenia wynagrodzeń i dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Celem jest wskazanie braków, niezgodności z przepisami prawa pracy oraz ryzyk dotyczących ubezpieczeń. Po badaniu firma otrzymuje listę ustaleń i zalecany plan uzupełnień. Audyt nie zastępuje bieżącego prowadzenia dokumentacji, ale pomaga uporządkować stan wyjściowy.
Nie, zewnętrzna obsługa nie przenosi wszystkich ustawowych obowiązków pracodawcy na biuro rachunkowe. Pracodawca nadal decyduje o zatrudnieniu, czasie pracy, wynagrodzeniu, urlopach i rozwiązaniu umów. Dostawca odpowiada za czynności wskazane w umowie oraz za ich wykonanie na podstawie przekazanych danych. Jasny podział obowiązków jest szczególnie ważny przy terminach wynikających z prawa pracy, ZUS i podatków.
Bieżąca obsługa obejmuje wyjaśnienia dotyczące dokumentacji i rozliczeń kadrowo-płacowych w zakresie uzgodnionej usługi. Jeżeli sprawa wymaga opinii prawnej, reprezentacji w sporze albo analizy nietypowej reorganizacji zatrudnienia, może być potrzebny prawnik prawa pracy. FinaLab współpracuje z zespołem prawnym, dlatego może pomóc skoordynować takie doradztwo. Nie każda kwestia związana z zarządzaniem zasobami ludzkimi jest problemem płacowym lub księgowym.
Cena zależy od liczby pracowników i zleceniobiorców, rodzajów umów, liczby list płac oraz dodatkowych czynności. Znaczenie ma również to, czy zakres obejmuje tylko płace, czy pełne prowadzenie dokumentacji i akt osobowych. Po poznaniu potrzeb możemy oferować stały abonament oraz osobną wycenę czynności występujących sporadycznie. Przedsiębiorca otrzymuje informację, co zawiera cena i które prace są rozliczane dodatkowo.
Tak, przejęcie obsługi nie musi czekać do początku nowego roku. Dotychczasowy dział kadr lub zewnętrzne biuro powinny przekazać komplet dokumentacji, salda, zgłoszenia i dane potrzebne do kontynuacji rozliczeń. Nowy dostawca ustala miesiąc przejęcia oraz sprawdza ciągłość dokumentacji kadrowo-płacowych i płacowych. Dobrze przygotowany protokół przekazania zmniejsza ryzyko pominięcia dokumentu albo podwójnego rozliczenia tej samej osoby.
FinaLab to profesjonalne biuro rachunkowe, które łączy tradycyjną księgowość z nowoczesnymi rozwiązaniami.
Warszawa ul. Domaniewska 37
Poniedziałek – Piątek: 09:00 – 17:00
hello@finalab.pl
+48 725 352 674
