Co to jest faktura bez VAT?
Faktura bez VAT to dokument księgowy, który służy do rejestrowania sprzedaży towarów lub usług przez podatników zwolnionych z podatku VAT. W przeciwieństwie do standardowej faktury, nie zawiera szczegółów dotyczących stawki podatku, wartości netto ani kwoty VAT. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, w pewnych sytuacjach mogą ją również wystawiać podatnicy czynni. Jeśli chcesz zgłębić ten temat, zapoznaj się z artykułem, który wyjaśni, czym jest faktura bez VAT, kto i w jakich sytuacjach może ją wystawić oraz jakie informacje powinna zawierać.
Kto może wystawiać fakturę bez VAT?
Faktury bez VAT są z reguły wystawiane w kilku sytuacjach:
- gdy podatnik jest zwolniony z VAT ze względu na status podmiotowy lub przedmiotowy,
- gdy transakcje dotyczą działań, które nie są objęte opodatkowaniem VAT.
Zwolnienie podmiotowe z VAT
Podatnicy zwolnieni z VAT
Podatnicy, których łączna wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200.000 zł, mają możliwość skorzystania z tzw. podmiotowego zwolnienia z VAT. Wartość ta nie obejmuje m.in. kwoty podatku. Zwolnienie przysługuje również nowym podatnikom, którzy rozpoczynają działalność w ciągu roku podatkowego, pod warunkiem że ich przewidywana sprzedaż w odniesieniu do czasu prowadzenia działalności nie przekroczy wspomnianej kwoty. Do limitu 200.000 zł nie wlicza się także transakcji zwolnionych z VAT, z niewielkimi wyjątkami. Zasady te są określone w art. 113 ust. 1, 2 i 9 ustawy o VAT.
Do wskazanej wyżej kwoty 200 000zł nie wlicza się jednak:
- kwoty podatku VAT,
- przychodów z wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz sprzedaży wysyłkowej realizowanej z terytorium kraju,
- przychodów ze sprzedaży towarów i usług zwolnionych przedmiotowo z VAT
- przychodów ze sprzedaży towarów stanowiących środki trwałe oraz wartości niematerialnych i prawnych, o ile podlegają one amortyzacji.
Należy mieć jednak na uwadze, że z podmiotowego zwolnienia z VAT nie mogą korzystać podatnicy dokonujący sprzedaży towarów lub usług wskazanych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT (m.in. świadczący usługi prawnicze, jubilerskie). Zwolnienie podmiotowe z VAT nie obejmuje wszystkich rodzajów działalności. Obowiązujące obecnie przepisy przewidują bowiem szereg wyłączeń. Dotyczą one m.in. sprzedaży towarów wskazanych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT czy tych objętych podatkiem akcyzowym.
Podatnicy zwolnieni przedmiotowo z VAT
Ze zwolnienia przedmiotowego korzystają natomiast przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi nieobjęte podatkiem VAT z mocy ustawy. Fakturę bez VAT mogą wystawić także podatnicy czynni. Dotyczy to sytuacji, gdy przedmiotem transakcji są np. usługi świadczone na rzecz zagranicznych klientów, które co do zasady są opodatkowane w kraju nabywcy.
Fakturowanie bez VAT na żądanie nabywcy (przedsiębiorcy)
Zasadniczo podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT nie są zobowiązani do wystawiania faktur. Jednakże, jeśli nabywca zgłosi prośbę o jej wystawienie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi, bądź gdy otrzymano pełną lub częściową płatność, faktura musi być wystawiona (przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury bez VAT).
Jakie dane muszą być zawarte na fakturze bez VAT?
W zależności od tego, z jakiego rodzaju zwolnieniem z VAT mamy do czynienia, faktura zawierać powinna nieco inne elementy.
Elementy, jakie powinna zawierać faktura wystawiona przez podatnika korzystającego z podmiotowego zwolnienia z VAT, wskazano w § 3 pkt 3 (w związku z pkt 1) rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485).
Elementy faktury bez VAT u podatnika zwolnionego podmiotowo z VAT:
Faktura bez VAT musi zawierać następujące dane:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem.
Podatnik zwolniony z VAT nie jest zobowiązany do umieszczania na fakturze podstawy prawnej, na której opiera swoje zwolnienie. Nie musi również podawać żadnej informacji o stawce podatku. Jeśli jednak używa standardowych formularzy faktur, na których widnieje pole „stawka VAT”, w praktyce często stosuje się skrót „ZW”, oznaczający zwolnienie z VAT. Użycie tego skrótu nie powinno być uznawane za błąd, jednak warto wtedy wskazać podstawę prawną zwolnienia (np. art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT).
Elementy faktury bez VAT u podatnika zwolnionego przedmiotowo z VAT:
Podatnik zwolniony przedmiotowo VAT wystawia faktury na mocy art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT.
Faktura podatnika zwolnionego przedmiotowo powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem,
- wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu dyrektywy w sprawie VAT lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.
Faktura dokumentująca czynności zwolnione z VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT
Jeszcze węższy zakres danych przewidziano dla faktur dokumentujących czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy o VAT.
W przypadku ww. usług faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia i kolejny numer,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
- nazwę usługi,
- kwotę, której dotyczy dokument.
Wynika to z przepisu § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.
Faktura bez VAT a Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system informatyczny służący do wystawiania i odbierania faktur w formie ustrukturyzowanej. Obecnie podatnicy zwolnieni z VAT mają możliwość korzystania z tego systemu dobrowolnie. Jednak od 2026 roku korzystanie z KSeF do wystawiania faktur stanie się obowiązkowe, niezależnie od tego, czy podatnik jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia z tego podatku.