Od 1 stycznia 2027 r. nabywca usług niematerialnych, czyli programistycznych, hostingowych, reklamowych, doradczych, badawczych, rekrutacyjnych i księgowych, będzie odpowiadać solidarnie za VAT, którego nie zapłacił jego dostawca. Tak wynika z nowelizacji ustawy o VAT uchwalonej przez Sejm 17 lipca 2026 r. (druk 2677), do której Senat wniósł poprawki 6 sierpnia. Ustawa czeka na podpis prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw.
W FinaLab prowadzimy księgi spółek, które kupują dokładnie takie usługi, dlatego zaczynamy od tego, co trzeba wiedzieć w cztery punkty:
- Data: zmiana obowiązuje od 1 stycznia 2027 r. i dotyczy usług, dla których obowiązek podatkowy powstał od tego dnia.
- Zakres: 11 grup usług z nowego załącznika nr 16 do ustawy o VAT.
- Próg: faktura od 15 000 zł brutto albo ponad 50 000 zł netto zakupów u jednego dostawcy w miesiącu.
- Ochrona: zapłata w mechanizmie podzielonej płatności wyłącza odpowiedzialność nabywcy.
Czym jest solidarna odpowiedzialność nabywcy w VAT?
Solidarna odpowiedzialność oznacza, że urząd skarbowy może dochodzić niezapłaconego VAT nie tylko od sprzedawcy, ale także od kupującego, w części podatku przypadającej na dostawę lub usługę wykonaną na jego rzecz. Mechanizm jest w art. 105a ustawy o VAT od lat, ale dotąd obejmował wyłącznie towary z załącznika nr 15: stal, paliwa, elektronikę, złom i części samochodowe.
Warunek odpowiedzialności zostaje ten sam: nabywca w chwili transakcji wiedział lub miał uzasadnione podstawy przypuszczać, że sprzedawca nie wpłaci podatku. Ustawa precyzuje, kiedy takie podstawy zachodzą, czyli gdy okoliczności lub warunki transakcji odbiegały od zwykle występujących w obrocie, w szczególności gdy cena była bez uzasadnienia ekonomicznego niższa od wartości rynkowej. W praktyce urząd sprawdza też, czy kontrahent był czynnym podatnikiem VAT i czy zapłata trafiła na rachunek z wykazu podatników, czyli z białej listy.
Które usługi obejmie nowelizacja? Pełna lista z załącznika nr 16
Nowy załącznik nr 16 do ustawy o VAT wymienia jedenaście grup usług według PKWiU:
- Usługi związane z oprogramowaniem (62.01)
- Doradztwo w zakresie oprogramowania komputerowego (62.02.2)
- Zarządzanie stronami internetowymi, czyli hosting (63.11.12)
- Usługi rachunkowo-księgowe (69.20.2)
- Doradztwo w prowadzeniu działalności gospodarczej i usługi zarządzania (70.22)
- Doradztwo w zakresie projektów architektoniczno-budowlanych (71.11.24)
- Badania naukowe i prace rozwojowe (72)
- Usługi reklamowe (73.1)
- Badania rynku i opinii publicznej (73.2)
- Pozostałe usługi profesjonalne, naukowe i techniczne (74.90)
- Usługi związane z zatrudnieniem (78)
Dla typowej spółki o przychodach kilku milionów złotych to praktycznie cała lista stałych dostawców poza towarem: software house, agencja reklamowa, hosting, doradca biznesowy, agencja pracy i biuro rachunkowe. Powód rozszerzenia jest ten sam, który kiedyś dotyczył stali i elektroniki: faktura za „usługi doradcze” nie ma dokumentu przewozowego ani magazynu, więc łatwo wystawić ją bez realnego świadczenia.
Od jakiej kwoty nabywca odpowiada za VAT dostawcy?
Odpowiedzialność nie obejmuje nabycia usług udokumentowanego fakturą, w której kwota należności ogółem jest poniżej 15 000 zł brutto lub równowartości tej kwoty w walucie obcej. Jest jednak wyjątek od tego wyjątku: jeśli łączna wartość netto usług kupionych od jednego dostawcy w danym miesiącu przekroczy 50 000 zł, próg z pojedynczej faktury przestaje chronić i odpowiedzialność obejmuje także mniejsze faktury.
To rozstrzyga o skali problemu. Miesięczna faktura od biura rachunkowego za kilka tysięcy złotych jest poza odpowiedzialnością. Faktura od software house’u za sprint programistyczny albo od agencji za kampanię zwykle ten próg przekracza. Poniżej różnica między dwoma sposobami zapłaty tej samej faktury:
| Cecha | Zwykły przelew | Podzielona płatność |
| Odpowiedzialność za VAT dostawcy | Nabywca odpowiada solidarnie | Odpowiedzialność wyłączona |
| Od jakiej kwoty ryzyko | Faktura od 15 000 zł brutto lub 50 000 zł netto miesięcznie u jednego dostawcy | Bez znaczenia, wyłączenie działa zawsze |
| Co trafia do dostawcy | Cała kwota z faktury | Kwota netto na rachunek bieżący, VAT na rachunek VAT |
| Warunek techniczny | Brak | Dostawca ma rachunek rozliczeniowy w polskim banku |
| Co robi nabywca | Nic ponad weryfikację kontrahenta | Wybiera osobny komunikat przelewu i podaje NIP oraz numer faktury |
Jak wyłączyć odpowiedzialność? Mechanizm podzielonej płatności
Nabywca nie odpowiada solidarnie, jeśli zapłacił za usługę z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności. W tekście uchwalonym przez Sejm wyłączenie miało wyjątek dla przypadków nadużycia prawa. Senat poprawką nr 5 ten wyjątek skreślił, uzasadniając to nadmiernym rygoryzmem przepisu, więc zapłata w podzielonej płatności wyłącza odpowiedzialność bez dodatkowych warunków. Komisja Finansów Publicznych Sejmu 2 września zarekomendowała przyjęcie poprawek.
Z perspektywy nabywcy zmiana kosztuje niewiele. Przelew wykonuje się z tego samego rachunku firmowego, w bankowości wybiera się osobny komunikat przelewu i wpisuje kwotę VAT, numer faktury oraz NIP dostawcy. Kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a VAT na jego rachunek VAT. Warunkiem jest to, że sprzedawca ma rachunek rozliczeniowy w polskim banku, bo rachunki prywatne i zagraniczne tego nie spełniają.
Usługi z załącznika nr 16 nie trafiają do załącznika nr 15, więc obowiązkowa podzielona płatność od 15 000 zł ich nie dotyczy. Mechanizm pozostaje dobrowolny i to nabywca decyduje, czy z niego skorzystać.
Co spółka powinna zrobić przed 1 stycznia 2027 r.?
Przygotowanie sprowadza się do trzech kroków, które warto zamknąć jeszcze w tym roku:
- Lista dostawców z załącznika nr 16. Sprawdź, czy każdy z nich jest czynnym podatnikiem VAT z rachunkiem na białej liście. Wykaz pozwala sprawdzić status kontrahenta na wybrany dzień do pięciu lat wstecz, co ma znaczenie przy kontroli dotyczącej starszych transakcji.
- Decyzja o podzielonej płatności. Ustal, które faktury płacisz w tym mechanizmie. Przy zagranicznych freelancerach i platformach nie będzie to możliwe, więc tam pozostaje weryfikacja i dokumentowanie należytej staranności.
- Zapis w procedurze płatności. Kto sprawdza kontrahenta, gdzie zapisuje wynik i kto autoryzuje przelew inny niż podzielona płatność powyżej 15 000 zł.
Warto też spojrzeć w drugą stronę. Jeśli spółka sama świadczy usługi z listy, czyli programuje, prowadzi kampanie albo doradza, jej klienci zaczną płacić w podzielonej płatności. Środki na rachunku VAT można przeznaczyć na VAT do urzędu i VAT dostawcom, a także na PIT, CIT, akcyzę, cło i składki ZUS, ale nie na wynagrodzenia netto ani czynsz. Płynność firmy z częścią środków zamrożoną na rachunku VAT wymaga innego planowania niż dotychczas.
FAQ: Najczęściej zadawane pytania
- Od kiedy obowiązują zmiany? Od 1 stycznia 2027 r. Nowe brzmienie art. 105a stosuje się do usług, dla których obowiązek podatkowy powstał od tego dnia. Ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw.
- Czy odpowiedzialność dotyczy każdej faktury za usługi niematerialne? Nie. Faktury poniżej 15 000 zł brutto są poza odpowiedzialnością, chyba że miesięczne zakupy netto od tego samego dostawcy przekroczą 50 000 zł. Dodatkowo urząd musi wykazać, że nabywca wiedział lub mógł przypuszczać, że VAT nie zostanie zapłacony.
- Czy muszę płacić w podzielonej płatności? Nie. Nowelizacja nie nakłada takiego obowiązku na usługi niematerialne, tylko daje nabywcy wybór i wyłącza odpowiedzialność, jeśli z niego skorzysta.
- Co z fakturami od zagranicznych dostawców, na przykład za hosting albo reklamę w portalach? Przy imporcie usług VAT rozlicza nabywca w Polsce, więc nie ma zaległości sprzedawcy, za którą mógłby odpowiadać. Ryzyko dotyczy krajowych dostawców wystawiających faktury z polskim VAT.
- Biuro rachunkowe też jest na liście. Czy klient odpowiada za VAT swojego biura? Tak, usługi rachunkowo-księgowe (PKWiU 69.20.2) są w załączniku nr 16, choć przy typowej miesięcznej fakturze poniżej 15 000 zł odpowiedzialność nie powstaje. Klient zabezpiecza się tak samo jak przy każdym dostawcy: sprawdza biuro na białej liście i może płacić w podzielonej płatności.
Prowadzimy pełną księgowość spółek wraz z weryfikacją kontrahentów i obsługą płatności w mechanizmie podzielonej płatności. FinaLab, biuro rachunkowe, Warszawa Mokotów, Domaniewska 37.
