Auto w leasing na firmę – najważniejsze informacje

Czym jest leasing samochodu?

Raczej nie ma osoby, która nie ekscytowałaby się zakupem samochodu. I chociaż auto często jest po prostu narzędziem pracy to samo poszukiwanie, wybór marki, wersji, wyposażenia, koloru ekscytuje niejednego kupującego. Kiedy po wielu godzinach poszukiwań mamy już wybrany konkretny model, stoimy przed dylematem jak sfinansować zakup auta, w taki sposób, aby to się najbardziej opłacało.

Samochód można kupić za gotówkę, na kredyt lub wziąć w leasing. I właśnie o tej ostatniej formie rozpiszemy się w tym artykule, bo leasing samochodu to popularna forma finansowania, która pozwala na korzystanie z pojazdu bez konieczności jego natychmiastowego zakupu.

Co to jest leasing dla firm?

Leasing to forma umowy, na podstawie której leasingodawca (firma leasingowa) przekazuje leasingobiorcy (przedsiębiorcy) pojazd do użytkowania na określony czas, w zamian za miesięczne raty leasingowe. Jest to rozwiązanie pośrednie między zakupem a wynajmem – leasingobiorca ma możliwość wykupu auta po zakończeniu umowy, ale nie jest jego właścicielem w trakcie trwania leasingu.

Jest to rozwiązanie chętnie wybierane zarówno przez firmy, jak i osoby prywatne, ponieważ umożliwia użytkowanie auta w zamian za miesięczne raty, często bez konieczności angażowania dużych środków własnych. W praktyce leasing można porównać do długoterminowego wynajmu z możliwością wykupu pojazdu na koniec umowy.

Kto może wziąć auto w leasing?

Leasing samochodu to rozwiązanie dostępne dla szerokiego grona przedsiębiorców, zarówno tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i dużych spółek. Z leasingu mogą skorzystać:

• Jednoosobowe działalności gospodarcze – nawet początkujący przedsiębiorcy lub start-upy mogą otrzymać leasing, chociaż firmy leasingowe mogą wymagać wyższej wpłaty początkowej lub zabezpieczeń.
• Spółki (cywilne, jawne, komandytowe, z o.o., akcyjne itp.) – leasing jest dostępny dla wszystkich rodzajów spółek, a w przypadku większych firm warunki mogą być korzystniejsze.
• Rolnicy prowadzący działalność rolniczą – leasing jest dostępny również dla rolników, zwłaszcza w przypadku samochodów dostawczych i maszyn rolniczych.
• Organizacje i fundacje – w niektórych przypadkach firmy leasingowe oferują leasing również organizacjom non-profit.

Rodzaje leasingu

Leasing samochodu występuje w kilku formach, a wybór odpowiedniego wariantu zależy od indywidualnych potrzeb i możliwości finansowych leasingobiorcy. Do najpopularniejszych rodzajów leasingu należą:

1. Leasing operacyjny – najczęściej wybierany przez firmy. W tej formie leasingodawca pozostaje właścicielem pojazdu przez cały okres umowy, a leasingobiorca może zaliczyć raty leasingowe do kosztów uzyskania przychodu. Po zakończeniu umowy istnieje możliwość wykupu auta lub zwrotu go leasingodawcy. W jego ramach:
   – samochód pozostaje własnością leasingodawcy
   – leasingobiorca płaci miesięczne raty, które są w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodu
   – leasingobiorca ma możliwość wykupu pojazdu po zakończeniu umowy, zazwyczaj za określoną wartość końcową
   – VAT jest doliczany do każdej raty leasingowej, co może być korzystne dla przedsiębiorców, którzy mogą go odliczać.
2. Leasing finansowy – bardziej zbliżony do kredytu. W tym przypadku pojazd od początku jest ujmowany jako środek trwały leasingobiorcy, który dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Po zakończeniu umowy samochód automatycznie przechodzi na własność leasingobiorcy. W jego ramach:
   – samochód jest uwzględniany w majątku firmy leasingobiorcy,
   – raty leasingowe składają się z części kapitałowej i odsetkowej – do kosztów uzyskania przychodu zalicza się jedynie część odsetkową,
   – leasingobiorca od początku ponosi pełną odpowiedzialność za ubezpieczenie i amortyzację pojazdu,
   – po zakończeniu umowy samochód automatycznie przechodzi na własność przedsiębiorcy.
3. Leasing konsumencki – przeznaczony dla osób prywatnych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jest to forma finansowania podobna do leasingu operacyjnego, ale dostosowana do klientów indywidualnych.

Każdy z tych rodzajów ma swoje zalety i wady, dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować warunki umowy i dopasować je do własnych potrzeb.

Jakie są korzyści z leasingu samochodu dla przedsiębiorców?

Pierwszą zaletą są oczywiście korzyści podatkowe, bo koszty związane z używaniem samochodu (a przynajmniej spora ich część) w ramach leasingu operacyjnego wliczane są do kosztów uzyskania przychodu, co obniża podatek dochodowy.

Kolejną korzyścią są uproszczone formalności

Leasing jest prostszy do uzyskania niż kredyt. Firmy leasingowe często wymagają minimalnej liczby dokumentów, a decyzja o przyznaniu finansowania może zapaść bardzo szybko. Wiele firm leasingowych oferuje uproszczone formy finansowania, w których nie są wymagane szczegółowe analizy zdolności kredytowej. Często wystarczy podstawowa dokumentacja firmy oraz wstępna wpłata.

Jakie są koszty związane z leasingiem samochodu?

Za główne koszty związane z leasingiem samochodu uznaje się:

• Opłata wstępna (czynsz inicjalny) to jednorazowa wpłata na poczet leasingu, która może wynosić od 0% do 30% wartości pojazdu. Im wyższa wpłata początkowa, tym niższe będą miesięczne raty
• Raty leasingowe – miesięczne raty zależą od wartości pojazdu, okresu leasingu oraz wkładu własnego. W leasingu operacyjnym mogą być one zaliczane w całości do kosztów uzyskania przychodu
• Ubezpieczenie leasingowe – wwiększości przypadków firmy leasingowe wymagają pełnego pakietu ubezpieczenia (OC, AC, NNW), co jest dodatkowym kosztem.

Powyższe wydatki trzeba ponieść na rzecz leasingodawcy, ale nie wszystkie opłaty leasingowe można zaliczyć do kosztów firmy, bo mamy tutaj do czynienia z limitami. Jeśli leasingujesz samochód osobowy, to do kosztów uzyskania przychodu możesz wpisać tylko część raty, proporcjonalnie do wartości auta – a dokładniej do kwoty 150 000 zł. Jeśli auto jest droższe, to nadwyżka nie będzie się liczyć jako koszt.

Co istotne, ta kwota obejmuje także VAT, jeśli nie masz możliwości jego odliczenia. Natomiast jeśli chodzi o podział raty, to część kapitałowa (czyli ta, która faktycznie spłaca wartość auta) podlega limitowi 150 000 zł. Natomiast część odsetkowa nie ma tego ograniczenia – możesz ją zaliczyć do kosztów w całości, razem z„nieodliczalnym” VAT-em od tej części raty.

Koszty używania samochodu w firmie

Jeśli używasz samochodu osobowego w firmie zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, możesz odliczyć tylko 75% poniesionych kosztów eksploatacji. Obejmuje to m.in. paliwo, serwis, naprawy, wymianę opon, myjnię czy opłaty parkingowe.

Jeżeli pojazd jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej i jest odpowiednio udokumentowany, możliwe jest odliczenie 100% tych kosztów.

Warto pamiętać, że do kosztów związanych z użytkowaniem auta można także zaliczyć podatek VAT w części, w której nie podlega on odliczeniu.

Ubezpieczenie samochodu

Składki na ubezpieczenie auta można wliczyć w koszty, ale pod pewnymi warunkami. Jeśli wartość samochodu przekracza 150 000 zł, to do kosztów można zaliczyć tylko część składki odpowiadającą tej kwocie. Dotyczy to ubezpieczeń dobrowolnych, takich jak autocasco (AC) czy GAP.

Nie dotyczy to jednak obowiązkowego OC oraz ubezpieczeń NNW – te można uwzględniać w kosztach w całości, niezależnie od wartości pojazdu.

Koszty leasingu a eksploatacja samochodu

Opłaty leasingowe (raty leasingowe) nie są traktowane jako koszty eksploatacji auta. To oznacza, że nie obowiązuje na nie 75% limit dla samochodów używanych w sposób mieszany. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy leasing zawiera koszty eksploatacyjne – wtedy ta część podlega ograniczeniom.

Różne rodzaje kosztów

Opłaty leasingowe, czyli raty płacone za leasing samochodu, podlegają określonym przepisom podatkowym. Jeśli wartość leasingowanego auta przekracza 150 000 zł, to tylko część raty może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Ograniczenie to dotyczy części kapitałowej raty, czyli tej, która spłaca wartość samochodu.

Opłaty leasingowe nie są traktowane jako koszty związane z codziennym użytkowaniem auta, ponieważ dotyczą samej umowy leasingu, a nie jego eksploatacji. Oznacza to, że nie ma znaczenia, czy samochód jest używany wyłącznie do celów firmowych, czy również prywatnych – cała kwota raty (poza częścią kapitałową w przypadku drogich aut) może być uwzględniona w kosztach firmy.

Wyjątek stanowią umowy leasingowe, w których raty obejmują także wydatki na eksploatację auta, np. paliwo, serwis czy ubezpieczenie. W takim przypadku obowiązuje ograniczenie – można odliczyć tylko 75% tych kosztów.

Jeśli chodzi o ubezpieczenie samochodu, jego koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale pod pewnymi warunkami. Kluczowe jest to, jaka jest wartość auta przyjęta do ubezpieczenia i jaki rodzaj ubezpieczenia został wykupiony. Nie ma natomiast znaczenia, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, czy także prywatnie.

Leasing samochodu używanego czy nowego?

Oczywiście odpowiedz na powyższe pytanie często zależy od indywidualnych preferencji, ale warto tutaj przypomnieć kilka ważnych kwestii.

Od 1 stycznia 2021 r. zmieniono definicję używanych środków trwałych. Aby samochód mógł zostać uznany za używany środek trwały, podatnik musi udowodnić, że przed jego nabyciem był on wykorzystywany przez inny podmiot przez co najmniej:

• 6 miesięcy – w przypadku środków trwałych z grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środków transportu, w tym samochodów osobowych
• 60 miesięcy – w przypadku budynków (lokali) i budowli innych niż budynki (lokale) niemieszkalne.

Przed 1 stycznia 2021 r. nie było istotne kto taki środek trwały wcześniej używał.

Zakładając, że powyższe warunki zostały spełnione pozostaje przyjęcie stawki amortyzacyjnej. Wartość początkowa takiego wykupionego pojazdu zależy od ceny jego nabycia, czyli ceny wykupu. Ponadto przy naliczaniu odpisów amortyzacyjnych w odniesieniu do samochodów osobowych przedsiębiorca musi stosować limit wynoszący 150.000 zł (lub 225.000 zł, o ile wykupiony pojazd posiada napęd elektryczny lub wodorowy).

Tak więc w przypadku zakupu samochodu na potrzeby firmowe, uznany za używany i wprowadzony do ewidencji środków trwałych, to:

• jego wartość początkowa będzie równa cenie wykupu.
• Może zostać zastosowana indywidualna stawka amortyzacyjna w wysokości 40%, co oznacza, że auto będzie amortyzowane przez 30 miesięcy.
• Koszty amortyzacji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko do kwoty 150 000 zł.

Inspekcja stanu technicznego

W przypadku leasingu auta używanego konieczna jest dokładna inspekcja pojazdu, aby uniknąć ukrytych kosztów napraw.

Gwarancja i polisa ubezpieczeniowa

Samochody nowe mają gwarancję producenta, natomiast przy autach używanych warto sprawdzić, czy poprzedni właściciel wykupił dodatkowe ubezpieczenie.

Jak wziąć samochód na firmę?

No Dobrze. Rozumiejąc teraz kwestie rozliczania, opłacalności i kwalifikowalności kosztów, odpowiedzmy sobie jakie są praktyczne kroki oraz jak wziąć samochód na firmę oraz co potrzeba żeby wziąć samochód w leasing:

1. Określ swoje potrzeby
   • Zastanów się, jaki samochód będzie najlepszy dla Twojej firmy (nowy czy używany, osobowy czy dostawczy).
   • Określ budżet i czas trwania leasingu.
2. Wybierz formę leasingu
   • Leasing operacyjny – mniejsze raty, możliwość wykupu po zakończeniu umowy.
   • Leasing finansowy – od początku traktowany jako środek trwały firmy.
3. Porównaj oferty leasingowe
   • Sprawdź propozycje różnych firm leasingowych (banków, dealerów samochodowych, niezależnych firm).
   • Zwróć uwagę na oprocentowanie, opłaty dodatkowe, wysokość wykupu.
4. Wybierz pojazd i leasingodawcę
   • Możesz kupić auto od dealera współpracującego z firmą leasingową lub samodzielnie wybrać pojazd.
5. Złóż wniosek leasingowy
   • Przygotuj dokumenty firmowe:
     • NIP, REGON, KRS (w przypadku leasingu w spółce kapitałowej ) CEIDG (w przypadku leasingu w firmie jednoosobowej)
     • PIT/CIT lub inne dokumenty finansowe (np. wyciąg z konta),
     • zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami (opcjonalnie).
6. Ocena zdolności leasingowej
   • Firma leasingowa analizuje Twoją zdolność kredytową.
   • Może wymagać dodatkowych dokumentów.
7. Podpisanie umowy leasingowej
   • Zapoznaj się z warunkami umowy (opłaty, harmonogram spłat, wykup).
   • Wpłać czynsz inicjalny (zazwyczaj 0-30% wartości pojazdu).
8. Odbiór pojazdu
   • Po sfinalizowaniu formalności możesz odebrać samochód od dealera.
   • Auto jest ubezpieczone – często wymagane pełne OC, AC, NNW.
9. Eksploatacja i spłata leasingu
   • Regularnie opłacaj raty.
   • Możesz uwzględniać koszty leasingu w rozliczeniach podatkowych.
10. Zakończenie umowy
11. Leasing operacyjny: możesz wykupić auto lub oddać je leasingodawcy.
12. Leasing finansowy: auto przechodzi na własność firmy automatycznie.

Co się dzieje po zakończeniu umowy leasingowej?

Po zakończeniu leasingu operacyjnego przedsiębiorca może wykupić samochód za ustaloną kwotę (zazwyczaj 1-40% wartości początkowej auta). Przedsiębiorca może, ale nie musi auta wykupić, bo samochód można po prostu oddać i wziąć kolejny.

W leasingu finansowym samochód automatycznie przechodzi na własność leasingobiorcy po zakończeniu umowy.

Nic o VAT? Pewnie zauważyliście, że artykuł nic nie wspomina zasadach rozliczania VAT od wydatków na samochody, ale to jest celowe zagranie. Chcieliśmy, aby ten artykuł bym jak najbardziej praktyczny i poruszał najważniejsze kwestie związane z decyzją zakupu samochodu w leasing na firmę. Auto w leasing jednoosobowej działalności gospodarczej to na tyle popularne i w wielu przypadkach korzystne rozwiązanie, że sam VAT i jego zasady rozliczania nie powinny mieć wpływu na decyzję o wyborze leasingu jako formy finansowania auta firmowego. Zasady rozliczania VAT wymagają odrębnego artykułu.