Prowadzisz spółkę jawną w dynamicznie rozwijającej się Warszawie i zastanawiasz się, jaka forma księgowości będzie dla Ciebie najlepsza? Wybór między uproszczoną Podatkową Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR) a obowiązkowymi pełnymi księgami (księgami rachunkowymi) to jedna z kluczowych decyzji finansowych. Od niej zależą nie tylko koszty obsługi, ale także Twoje obowiązki i bezpieczeństwo podatkowe. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez kluczowe zasady, wskażemy decydujący limit przychodów i wyjaśnimy, na co zwrócić uwagę, prowadząc biznes w stolicy.
Kiedy spółka jawna może prowadzić KPiR?
Zasadniczo, spółka jawna, której wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, może korzystać z uproszczonej księgowości w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR). Jest to rozwiązanie prostsze, tańsze w obsłudze i wymagające mniejszej liczby formalności.
Cecha: Prowadzenie KPiR.
Przewaga: Niższe koszty obsługi księgowej i mniejsza złożoność administracyjna.
Korzyść: Oszczędzasz czas i pieniądze, które możesz przeznaczyć na rozwój swojego biznesu, ciesząc się spokojem i pewnością, że Twoje finanse są w porządku.
Warunkiem jest jednak nieprzekroczenie określonego limitu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy.
Obowiązek pełnych ksiąg rachunkowych – kluczowy limit przychodów
Momentem przełomowym jest osiągnięcie progu przychodów, który zobowiązuje spółkę do przejścia na pełne księgi rachunkowe.
Limit na rok 2025 wynosi 2 000 000 EUR, ale Uwaga już od 2026 ten limit został podniesiony do 2 500 000 EUR
Kwotę tę przelicza się na PLN po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy. Jeśli Twoja spółka jawna w 2025 roku przekroczy ten próg (czyli 2 500 000 EUR), od 1 stycznia 2026 roku będziesz zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości.
Pełne księgi są również obowiązkowe, gdy:
- Choć jednym ze wspólników spółki jawnej jest osoba prawna (np. spółka z o.o.).
- Spółka zdecyduje się na to dobrowolnie.
Pełne księgi vs. KPiR – porównanie w praktyce
| Cecha | Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) | Pełne Księgi Rachunkowe |
| Złożoność | Niska – ewidencja przychodów i kosztów. | Wysoka – ewidencja wszystkich operacji gospodarczych (bilans, RZiS). |
| Koszt obsługi | Niższy. Idealny dla mniejszych firm. | Wyższy. Wymaga specjalistycznej wiedzy. |
| Informacje | Podstawowe dane do celów podatkowych. | Pełny obraz finansów firmy, przydatny dla banków i inwestorów. |
| Obowiązki | Uproszczone ewidencje, roczne zeznanie podatkowe. | Prowadzenie ksiąg, sporządzanie sprawozdań finansowych, badanie przez biegłego rewidenta (po przekroczeniu kolejnych progów). |
Przykład z warszawskiego rynku
Wyobraź sobie dwie spółki jawne działające w Warszawie:
- „Warsaw Code Masters s.j.” – software house. W 2025 roku, dzięki dużemu kontraktowi, ich przychody netto wyniosły 9,5 mln PLN. Przekroczyli limit, więc od 2026 roku muszą wdrożyć pełne księgi. Daje im to lepszy wgląd w rentowność projektów i ułatwia rozmowy z funduszami VC.
- „Saska Kępa Smaku s.j.” – rzemieślnicza kawiarnia. Ich roczny przychód to 800 tys. PLN. Z powodzeniem pozostają przy KPiR, co minimalizuje ich koszty administracyjne i pozwala skupić się na jakości obsługi klienta.
FAQ – Najczęstsze pytania o księgowość spółki jawnej
1. Jak dokładnie obliczyć limit 2 000 000 EUR? Limit przelicza się na polskie złote po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Należy zsumować przychody netto ze sprzedaży i operacji finansowych za cały poprzedni rok obrotowy.
2. Co się stanie, jeśli przekroczymy limit w trakcie roku? Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg powstaje od początku następnego roku obrotowego. Masz więc czas na przygotowanie się do zmiany.
3. Czy możemy dobrowolnie przejść na pełne księgi, nie przekraczając limitu? Tak. Spółka może podjąć taką decyzję w dowolnym momencie. To dobre rozwiązanie, jeśli planujesz ubiegać się o duży kredyt lub szukasz inwestora – sprawozdania finansowe zwiększają Twoją wiarygodność.
4. Jakie są konsekwencje braku przejścia na pełne księgi po przekroczeniu progu? Niespełnienie tego obowiązku jest traktowane jako nierzetelne prowadzenie ksiąg, co grozi sankcjami karno-skarbowymi, w tym grzywną.
5. Czy FinaLab w Warszawie pomaga w przejściu z KPiR na pełne księgi? Oczywiście. To jedna z naszych specjalizacji. Zapewniamy płynne i bezstresowe wdrożenie pełnej księgowości, dbając o wszystkie formalności i szkoląc Twój zespół w zakresie obiegu dokumentów.
Wybór formy księgowości w spółce jawnej to decyzja, która musi być świadoma i oparta na aktualnych danych finansowych. Przekroczenie progu 2 mln euro (lub 2.5 mln od 2026) przychodu to sygnał do profesjonalizacji finansów firmy. Niezależnie od tego, czy Twój biznes mieści się w nowoczesnym biurowcu na Woli, czy w klimatycznym lokalu na Pradze, zasady są te same.
Czujesz, że gubisz się w przepisach? Skup się na rozwoju biznesu, a my zadbamy o Twoje księgi. Zapisz się na konsultację w FinaLab Warszawa
