Jak prowadzić księgowość w branży IT w 2025 roku? [Poradnik dla programisty]

Prowadzenie księgowości w IT sprowadza się do wyboru optymalnej formy opodatkowania – najczęściej między ryczałtem (stawka 8,5% lub 12%) a skalą podatkową – ewentualnie z ulgą IP Box – oraz do prawidłowego rozliczania kosztów i transakcji zagranicznych. Kluczem jest analiza charakteru świadczonych usług i struktury kosztów, aby zdecydować się na najkorzystniejsze podatkowo rozwiązanie.

Jaka forma opodatkowania jest najlepsza dla programisty?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Wybór zależy od Twoich przychodów, kosztów, profilu klientów i planów rozwoju. W 2025 roku specjaliści IT najczęściej wybierają jedną z trzech dróg:

• Ryczałt Ewidencjonowany: Najpopularniejsza opcja ze względu na prostotę i niskie stawki (8,5% lub 12% od przychodu). Idealna, jeśli masz niskie koszty firmowe. Nie pozwala na odliczanie kosztów.
• Skala Podatkowa (12% / 32%): Korzystna, gdy ponosisz wysokie koszty (sprzęt, oprogramowanie, leasing), które możesz odliczyć od przychodu, płacąc podatek od realnego dochodu. Umożliwia skorzystanie z ulgi IP Box.
• Podatek Liniowy (19%): Rozwiązanie dla osób o bardzo wysokich dochodach (przekraczających drugi próg podatkowy ok. 120 000 zł), które jednocześnie mają znaczące koszty.

Ryczałt 12% czy 8,5%? To kluczowe pytanie w IT

To najważniejszy dylemat na ryczałcie, a odpowiedź zależy od precyzyjnego opisu usług w umowie i na fakturze. Błędna klasyfikacja to ryzyko sporu z urzędem skarbowym.

• Stawka 12% dotyczy usług związanych z oprogramowaniem (PKWiU 62.01). Obejmuje to m.in.:
  • Pisanie kodu i tworzenie aplikacji.
  • Rozwój i utrzymanie oprogramowania (development).
  • Tworzenie i modyfikowanie stron internetowych.
• Stawka 8,5% dotyczy pozostałych usług IT, niezwiązanych bezpośrednio z programowaniem (np. PKWiU 62.02, 62.03, 62.09). Są to m.in.:
  • Zarządzanie projektem informatycznym (Project Management).
  • Analiza biznesowa i systemowa.
  • Testowanie manualne oprogramowania.
  • Wsparcie techniczne i helpdesk.
  • Usługi wdrożeniowe i doradztwo w zakresie IT.

Co programista może wrzucić w koszty?

Jeśli jesteś na skali podatkowej lub podatku liniowym, możesz odliczyć wydatki bezpośrednio związane z prowadzeniem działalności. Na ryczałcie odliczenie kosztów uzyskania przychodu nie jest możliwe – kosztem preferencyjnej stawki podatkowej właśnie.

Przykładowa lista kosztów w firmie IT:

• Sprzęt: komputer, laptop, monitory, tablet, smartfon, akcesoria (mysz, klawiatura).
• Oprogramowanie: licencje na systemy operacyjne, pakiety biurowe, specjalistyczne programy (IDE, narzędzia graficzne), subskrypcje (np. Microsoft 365, Adobe Creative Cloud).
• Koszty biurowe: czynsz za biuro lub część czynszu za mieszkanie (jeśli masz tam wydzielone miejsce pracy), internet, telefon.
• Edukacja: szkolenia branżowe, konferencje, kursy online, książki specjalistyczne.
• Usługi obce: obsługa księgowa, porady prawne, usługi chmurowe (np. AWS, Azure).
• Leasing: samochodu lub sprzętu komputerowego.

Jak rozliczać faktury dla klientów z zagranicy?

Obsługa klientów zagranicznych wymaga uwagi w kwestii VAT. Procedura jest inna dla klientów z Unii Europejskiej i spoza niej.

• Klient z kraju UE: Musisz zarejestrować się jako podatnik VAT-UE. Na fakturze nie doliczasz polskiego VAT, tylko stosujesz mechanizm „odwrotnego obciążenia” (reverse charge) i dodajesz adnotację „VAT NP”. Obowiązek rozliczenia podatku leży po stronie nabywcy.
• Klient spoza UE (np. z USA, Wielkiej Brytanii): Transakcję traktuje się jako „eksport usług”. Również nie doliczasz polskiego VAT. Na fakturze umieszczasz stawkę „VAT NP”, powołując się na miejsce świadczenia usługi poza terytorium UE.

FAQ: Księgowość w IT w pigułce

1. Czym jest ulga IP Box? To preferencyjna 5% stawka podatku dochodowego dla dochodów z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (np. z autorskiego prawa do programu komputerowego). Można z niej skorzystać, będąc na skali podatkowej lub podatku liniowym.

2. Czy pracując w IT muszę być płatnikiem VAT? Nie, jeśli Twoje roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł. Jednak dobrowolna rejestracja jako czynny podatnik VAT może być opłacalna, jeśli kupujesz drogi sprzęt – pozwala to odliczyć VAT od zakupów. Jeśli jednak świadczysz usługi na rzecz podmiotów zagranicznych to będziesz musiał zarejestrować się do VAT. 

Wybierz rozwiązanie podatkowe skrojone dla Ciebie

Każda sytuacja jest inna. Skontaktuj się z nami, a my Ci pomożemy i odpowiemy na Twoje pytania oraz dylematy. W FinaLab specjalizujemy się w obsłudze branży IT – doskonale rozumiemy dylematy związane ze stawkami ryczałtu, kosztami i ulgą IP Box.

Umów się na bezpłatną konsultację. Przeanalizujemy Twój przypadek i wskażemy najkorzystniejszą drogę.

[Porozmawiajmy o Twojej firmie]

Autor: Justyna Brysławska. Specjalizujemy się w obsłudze księgowej i doradztwie dla firm z sektora IT, marketingu i usług profesjonalnych. Pomagamy przedsiębiorcom płacić niższe podatki i bezpiecznie rozwijać biznes.