Na czym polega pełna księgowość i kto musi ją prowadzić w 2025 roku?

Pełna księgowość to zaawansowany system ewidencji, który – w przeciwieństwie do uproszczonej KPiR – precyzyjnie rejestruje wszystkie operacje gospodarcze i szczegółowo obrazuje stan majątkowy firmy. Jej głównym celem jest dostarczenie pełnego i wiarygodnego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Obowiązkowo muszą ją prowadzić spółki kapitałowe (z o.o., akcyjne) oraz inne firmy po przekroczeniu progu 2 mln euro przychodu rocznego.

Kto dokładnie musi prowadzić pełną księgowość?

Obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych (czyli pełnej księgowości) w 2025 roku dotyczy konkretnych form prawnych oraz firm, które przekroczyły ustawowy limit przychodów.

Podmioty zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości:

• Zawsze, bez względu na przychody:
  • Spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjne).
  • Spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne.
• Po przekroczeniu limitu przychodów:
  • Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
  • Spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Limit przychodów na 2025 rok: Obowiązek przejścia na pełną księgowość powstaje, jeśli przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy (czyli za 2024) wyniosły co najmniej równowartość 2 milionów euro. Kwota ta jest przeliczana na polskie złote po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego.

Czym pełna księgowość różni się od KPiR?

Główna różnica polega na celu i zakresie ewidencji. KPiR (księgowość uproszczona) koncentruje się na rejestrowaniu przychodów i kosztów, aby ustalić podstawę opodatkowania. Pełna księgowość jest znacznie bardziej złożona i czasochłonna. To znacznie szerszy system, który śledzi każdą złotówkę w firmie i daje bardziej szczegółowy wgląd w jej kondycję finansową.

Z jakich elementów składają się księgi handlowe?

Pełna księgowość opiera się na kilku kluczowych, wzajemnie powiązanych elementach, które razem tworzą spójny i precyzyjny system ewidencji finansowej.

1. Dziennik – Tu w porządku chronologicznym zapisuje się każdą operację gospodarczą, dzień po dniu.
2. Księga główna – To centrum systemu księgowego, zbiór wszystkich kont syntetycznych (np. „Kasa”, „Środki trwałe”, „Rozrachunki z dostawcami”), gdzie operacje są grupowane według ich rodzaju.
3. Księgi pomocnicze – To konta analityczne, które uszczegóławiają zapisy z księgi głównej (np. pokazują rozrachunki z każdym kontrahentem z osobna).
4. Zestawienie obrotów i sald – Narzędzie kontrolne, które pozwala zweryfikować, czy wszystkie operacje zostały poprawnie zaksięgowane.
5. Inwentarz – Wykaz wszystkich aktywów i pasywów firmy, potwierdzony spisem z natury.

Jakie korzyści daje prowadzenie pełnej księgowości?

Chociaż jest bardziej skomplikowana i droższa, pełna księgowość dostarcza bezcennych informacji, które ułatwiają zarządzanie firmą, planowanie strategii i pozyskiwanie finansowania.

• Pełna kontrola nad finansami: Zyskujesz dokładny wgląd w rentowność poszczególnych projektów, strukturę kosztów i realne przepływy pieniężne.
• Większa wiarygodność dla partnerów: Profesjonalne sprawozdania finansowe budują zaufanie banków, inwestorów i kluczowych kontrahentów.
• Lepsze decyzje biznesowe: Dysponujesz twardymi danymi do tworzenia budżetów, analizy rentowności i planowania strategicznego rozwoju.
• Łatwiejsze pozyskiwanie kapitału: Szczegółowe sprawozdania finansowe są niezbędne przy staraniu się o kredyty, dotacje czy inwestycje.
• Większa skalowalność

FAQ: 

1. Ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości? Jest to usługa znacznie droższa od KPiR. Ceny dla małych spółek z o.o. zaczynają się zazwyczaj od 800-1000 zł netto miesięcznie i rosną wraz z liczbą dokumentów, złożonością operacji i liczbą zatrudnionych pracowników. 

2. Czy mogę samodzielnie prowadzić pełną księgowość? Teoretycznie tak, ustawa tego не zabrania. W praktyce jest to niemal niemożliwe bez specjalistycznego wykształcenia (znajomości Ustawy o Rachunkowości), doświadczenia i profesjonalnego oprogramowania. Ryzyko popełnienia kosztownych błędów jest ogromne.

3. Co to jest sprawozdanie finansowe? To roczne, sformalizowane podsumowanie działalności firmy. Składa się co najmniej z bilansu (pokazującego majątek firmy i źródła jego finansowania) oraz rachunku zysków i strat (pokazującego wynik finansowy).

Twoja firma rośnie? Przygotuj ją na pełną księgowość

Przejście z KPiR na księgi handlowe to naturalny etap rozwoju i duży krok naprzód. Wymaga jednak nie tylko zmiany systemu ewidencji, ale przede wszystkim strategicznego podejścia do finansów.

W FinaLab pomagamy firmom płynnie przejść ten proces. Zapewniamy wsparcie merytoryczne, wdrażamy niezbędne procedury obiegu dokumentów i przekształcamy dane księgowe w cenne informacje zarządcze.

Umów się na bezpłatną konsultację w sprawie prowadzenia pełnej księgowości dla swojej firmy

Autor: Norbert Brysławski. Specjalizujemy się w obsłudze księgowej i doradztwie dla firm z sektora IT, marketingu i usług profesjonalnych. Pomagamy przedsiębiorcom płacić niższe podatki i bezpiecznie rozwijać biznes.