Zasady funkcjonowania fundacji i stowarzyszeń – kluczowe aspekty

Zasady funkcjonowania fundacji i stowarzyszeń

Organizacje społeczne w Polsce niewątpliwie przynoszą wiele korzyści, dlatego ich transparentność i przestrzeganie przepisów, zwłaszcza tych dotyczących księgowości, są kluczowe. Jak zatem fundacje i stowarzyszenia powinny prowadzić księgowość i na co powinny zwracać uwagę?

Podstawowe akty prawne

Podstawowe akty prawne, których znajomość wydaje się niezbędna do właściwego prowadzenia ksiąg rachunkowych fundacji i stowarzyszeń:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ustawa o rachunkowości (skrót u.o.r.) Jest to akt o charakterze fundamentalnym dla systemu rachunkowości, z którego wynika sam obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki.
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 o podatku dochodowym od osób prawnych ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.o.p) Tak, to prawda! Stowarzyszenia i fundacje nieprowadzące działalności gospodarczej podlegają tej ustawie, co często bywa niezrozumiałe. Nie jest tak, że wszystkie dochody tych jednostek są automatycznie zwolnione z podatku. Zwolnione są tylko te, które są przeznaczone na realizację celów statutowych, zgodnych z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie będą zwolnione z podatku dochody przeznaczone na koszty ogólnego zarządu oraz na działalność statutową, która nie mieści się w zakresie u.p.d.o.p. Ważne! Aby jednostka mogła korzystać ze zwolnienia podatkowego, musi ustalić swoje cele statutowe jako choć w części zgodne z wymienionymi w u.p.d.o.p a następnie dochody za ten okres przeznaczyć na działalność statutową, służącą realizacji tych celów.
• Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 o działalności pożytku publicznego i wolontariacie ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (skrót u.d.p.p.w.). Ustawa wymienia warunki, jakie musi spełnić jednostka, by uzyskać status organizacji pożytku publicznego a także ustala, w jakiej sferze działań musi realizować się statutowo jednostka, by ubiegać się o realizację zadań, wspieranych przez organy administracji. Dodatkowo, ustawa określa, na jakie zadania organizacja musi przeznaczyć przychodów otrzymany z darowizn jednego procenta podatku od osób fizycznych, jeśli uzyskała status OPP.

„Masz przyjaciół, zakładaj stowarzyszenie, masz gotówkę – zakładaj fundację”

• Ustawa z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2167) Ustawa o fundacjach. Jest to akt prawny, który reguluje funkcjonowanie fundacji. Fundacje różnią się od stowarzyszeń obowiązkiem posiadania funduszu, czyli kapitału w momencie zakładania jednostki. Fundacje są powoływane przez fundatorów – wystarczy jeden fundator do założenia fundacji. Stowarzyszenia natomiast opierają się na pracy swoich licznych członków a ich funduszem jest gotowość poświęcenia czasu i umiejętności na realizację celów statutowych. Ustawa o fundacjach określa:
• Cele założenia fundacji: na jaką prospołeczną działalność fundacja może przeznaczyć uzyskane środki, czyli jakie wydatki będzie można zakwalifikować do kosztów działalności statutowej. Cele te zdefiniowane są w statucie fundacji, lecz muszą mieścić się w zakresie przedstawionym w ustawie:
  • Ochrona zdrowia,
  • Rozwój gospodarki i nauki,
  • Oświata i wychowanie,
  • Kultura i sztuka,
  • Opieka i pomoc społeczna,
  • Ochrona środowiska
  • Opieka nad zabytkami.
• Ustawa określa składniki majątkowe fundacji oraz ich klasyfikację.
• Zgodnie z tymi przepisami fundacja może prowadzić działalność gospodarczą a minimalna wartość środków majątkowych przeznaczona na ten cel to 1000 zł. Fundacja prowadząca działalność gospodarczą (nie dotyczy działalności najmu i dzierżawy) musi prowadzić pełną księgowość. Uwaga: jeśli fundacja podejmie działalność gospodarczą zgodnie ze statutem, należy na ten cel wyodrębnić specjalny fundusz.
• Ustawa określa również wymóg składania sprawozdań fundacji ze swojej działalności.
• Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach Ustawa Prawo o stowarzyszeniach – ustawa reguluje prawo obywateli RP do zrzeszania się a w art. 9 stanowi, że minimalna liczba członków do założenia stowarzyszenia to 7 osób fizycznych. (Fundacje mogą być zakładane również przez osoby prawne). Niezbędne organy wewnętrzne stowarzyszenia to:
  • Walne zgromadzenie członków
  • Zarząd,
  • Organ kontrolny. W ustawie wyodrębniono dwa rodzaje stowarzyszeń:
• Stowarzyszenie zwykłe – nie posiadające osobowości prawnej, nie jest więc wpisane do KRS, ich ujednoliconą ewidencję prowadzą starostowie (jest to tzw. ewidencja stowarzyszeń zwykłych). Do utworzenia stowarzyszenia zwykłego wystarczy 3 członków a zamiast statutu uchwalają oni regulamin działalności. Stowarzyszenie zwykłe nie może prowadzić działalności gospodarczej a także odpłatnej działalności pożytku publicznego i utrzymuje się z darowizn, dotacji, składek członkowskich, spadków oraz zbiórek publicznych.
• Stowarzyszenie rejestrowe mające osobowość prawną, jest wpisane do KRS. Stowarzyszenie jest zrzeszeniem o celach niezarobkowych i chociaż może uzyskiwać dochody z działalności gospodarczej, to musi je przeznaczyć na realizację celów statutowych. Ustawa określa koszty działalności statutowej stowarzyszenia – będą to koszty realizacji celów zawartych w statucie.

Statut – najważniejszy dokument wewnętrzny fundacji i stowarzyszeń

Statut stanowi kluczowy dokument dla fundacji i stowarzyszeń, dlatego szczegółowo go omówimy.

Statut jest dokumentem uchwalanym w stowarzyszeniu przez członków – założycieli, natomiast w fundacjach przez fundatora lub fundatorów lub przez osobę przez niego upoważnioną. Sporządzenie statutu jest podstawowym obowiązkiem poprzedzającym rejestrację jednostki w KRS.

Ważne! Przed uchwaleniem statutu, warto skonsultować jego ostateczny kształty osobą biegłą w rachunkowości i wymogach prawnych wobec tego typu jednostek, by dowiedzieć się o korzystnych i elastycznych rozwiązaniach formalnych umożliwiających skuteczność działań a także ułatwienia w uzyskaniu dochodów.

W statucie należy zwrócić szczególną uwagę na:

• Nazwę jednostki – ponieważ stowarzyszenia i fundacje posiadają osobowość prawną, nazwa ta powinna figurować na dokumentach księgowych (np. fakturach, rachunkach) a także w deklaracjach podatkowych.
• Siedziba jednostki – Zgodnie z Kodeksem cywilnym, siedziba fundacji lub stowarzyszenia to miejscowość, w której działa organ zarządzający. To ważne, ponieważ siedziba decyduje o tym, jaki sąd rejestrowy, urząd skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych są odpowiednie, co ma znaczenie dla rozliczeń podatkowych.
• Teren działania – Istotne jest, że określając teren działań, jednostka ustala także zasięg realizacji celów statutowych, a więc i wydatków przeznaczonych na ich realizację. Wydatki te będą stanowiły koszty uzyskania przychodu, dlatego przy tworzeniu statutu warto ustalić teren działania w jak najszerszym zakresie, ponieważ gwarantuje to nie tylko swobodę rozwoju jednostki, ale także skuteczne zabieganie o środki na realizację jej celów.
• Reprezentacja jednostki:– Statut określa, w jakich sytuacjach możliwa jest reprezentacja przez jedną osobę zarządu. Zwyczajowo do czynności zwykłego zarządu (podpisywania dokumentów, zaciągania zobowiązań, bieżących spraw, podpisywania list płac, wystarcza podpis jednej osoby (np. prezesa, skarbnika). Przy czynnościach przekraczających zwykły zarząd (np. zbycie środka trwałego, zaciąganie zobowiązań powyżej pewnej kwoty) wymagana jest obecność przynajmniej dwóch osób. Warto, by statut wskazywał jedną osobę zdolną do zawarcia np. umowy cywilnoprawnej (zlecenia, kupno-sprzedaż, o dzieło), podpisania listy płac etc. by uprościć procedury i nie blokować rozliczeń z powodu nieobecności którego z reprezentantów. Zarząd może upoważnić jedną osobę do reprezentowania jednostki w wybranych sprawach związanych z działem np. deklaracji podatkowych. Dodatkowo, warto ustalić, czy koordynatorzy poszczególnych działań posiadają uprawnienia do podpisywania umów w imieniu zarządu, gdyż nieprawidłowości w tej dziedzinie mogą skończyć się nieuznaniem wydatków za koszt (i zwrotem całości lub części dotacji). W myśl art. 108 kodeksu cywilnego ta sama osoba nie powinna jednocześnie podpisywać dokumentów jako reprezentant jednostki (np. stowarzyszenia czy fundacji) i jako druga ze stron czynności prawnej (czyli np. nie może podpisywać sama ze sobą umowy o pracę i zlecenia.)
• Prawa członków (prawo do wsparcia, wspólnego wyjazdu zgodnie ze statutem) – stanowią koszt działalności w sprawozdaniu finansowym. Nie będą jednak kosztami podatkowymi – mogą stanowić podstawę zwolnienia z podatku, jeśli sfinansowane z nich są cele statutowe zgodne z u.p.d.o.p art. 17 ust. 1 pkt 4 i 6c dla OPP. W przeciwnym wypadku dochód przeznaczony na sfinansowanie świadczeń członków powinien zostać opodatkowany – wyjątek stanowią zwolnione z podatku składki członkowskie.
• Obowiązki członków (np. obowiązek uiszczania składek członkowskich). Składki członkowskie i darowizny wyszczególnione w statucie będą stanowić ważny rodzaj przychodów
• Cele organizacji – konstytuują jej misję a więc samodzielnego beneficjenta działań. Środki przeznaczone na realizację misji będą stanowiły koszty działalności statutowej i czyli najważniejszą część w rachunku kosztów każdej organizacji. Ważne! Cele statutowe stowarzyszenia, uprawniające do zwolnienia z podatku, muszą być zgodne z zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Powinny być wprost określone w statucie i nie podlegają żadnej wykładni. Fundacje powołuje się w myśl ustawy o fundacjach dla celów społecznie lub gospodarczo użytecznych, zgodnie z podstawowymi interesami RP. Cele powołania fundacji łatwo więc podporządkować rodzajom działalności zwalniającej podmiot z podatku zgodnie z u.p.d.o.p.
• Sposoby realizacji celów statutowych. Stowarzyszenie lub fundacja powinny określić w statucie, jakimi sposobami chcą uzyskać środki (pieniężne i niepieniężne) na realizację celów. Środki te będą stanowiły przychody jednostki. Wyróżniamy:
  • Dotacje, subwencje, darowizny – działalność nieodpłatna;
  • Zbiórki publiczne – działalność nieodpłatna;
  • Działalność odpłatną w ramach realizacji zadań publicznych zgodnie z u.d.p.p.w.;
  • Składki członkowskie (tylko stowarzyszenia);
  • Działalność gospodarczą.
• Fundusz statutowy i możliwość tworzenia funduszy dodatkowych. Fundacje muszą posiadać fundusz statutowy a stowarzyszenia mogą go utworzyć. Fundusz statutowy może być przeznaczony na finansowanie jej początkowych kosztów administracyjnych lub statutowych. Może być zwiększany o uzyskany dochód pod warunkiem odpowiedniego zapisu w polityce rachunkowości. Fundusze pozostałe mogą być przeznaczone na realizację konkretnych celów lub kosztów.

Kapitał stowarzyszeń i fundacji: zasoby ludzkie i finansowe

Kapitał stowarzyszenia opiera się na kapitale ludzkim, bowiem jego członkowie wnoszą własne umiejętności zawodowe i interpersonalne, czas, znajomości, wiedzę i ogół doświadczeń. W obrębie podmiotów działających gospodarczo, taki kapitał może być wyceniany jako wiedza know-how, licencje, tytuły, uprawnienia ale w stowarzyszeniach nie stosuje się praktyki ich wyceniania.

Fundacje, tak jak niektóre stowarzyszenia, posiadają kapitał finansowy w formie funduszu założycielskiego. Ma on obligatoryjny charakter, min. 500 zł, wpłacona przez fundatora/ fundatorów (lub członków założycieli) w walucie lub wniesiona tak jak aport w spółce. Zgodnie z ustawą o fundacjach fundusz mogą stanowić: pieniądze, papiery wartościowe, rzeczy ruchome, nieruchomości. Jeżeli fundacja będzie prowadziła działalność gospodarczą, to środki przeznaczone na ten cel nie mogą być niższe niż 1000 zł. Fundusz zapasowy jest odpowiednikiem kapitału rezerwowego i tworzony jest z dobrowolnych, uchwalonych wspólnie wpłat członków oraz wykazanego zysku i powinien być uwzględniony w statucie.

Prawidłowe zrozumienie zasad funkcjonowania fundacji i stowarzyszeń, w tym znajomość kluczowych aktów prawnych oraz roli statutu, jest niezbędne dla ich efektywnego działania. Organizacje te nie tylko przyczyniają się do rozwoju społeczności, ale także mają obowiązek transparentnego i zgodnego z prawem prowadzenia księgowości. Statut, jako fundamentalny dokument, określa zasady, cele oraz sposób działania tych jednostek, co stanowi fundament ich działalności.

Przestrzeganie przepisów prawnych oraz odpowiedzialne zarządzanie finansami zapewniają nie tylko stabilność organizacji, ale także budują zaufanie wśród darczyńców i beneficjentów. W drugiej części artykułu skoncentrujemy się na obowiązkach sprawozdawczych, które stanowią kluczowy element w procesie zarządzania finansami fundacji i stowarzyszeń, a ich przestrzeganie jest kluczowe dla prawidłowego rozliczania się z instytucjami publicznymi. Działania te mają na celu zapewnienie przejrzystości oraz odpowiedzialności, co jest niezwykle ważne w kontekście działalności pożytku publicznego.