Prowadzisz stowarzyszenie i działasz na rzecz lokalnej społeczności, realizujesz pasje lub pomagasz innym? To wspaniałe. Jednak każda, nawet najmniejsza organizacja pozarządowa, musi mierzyć się z formalnościami. Jednym z kluczowych pytań, jakie zadają sobie osoby zarządzające NGO, jest: „Ile tak naprawdę kosztuje prowadzenie księgowości stowarzyszenia?”.
Odpowiedź, jak to często bywa w finansach, brzmi: to zależy. Cena jest wypadkową wielu czynników, a przede wszystkim formy ewidencji, do której prowadzenia zobowiązana jest Twoja organizacja. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez kluczowe obowiązki i widełki cenowe. Pokażemy, od czego zależy ostateczny koszt i dlaczego profesjonalna obsługa księgowa to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój całej organizacji.
Pełna księgowość czy uproszczona ewidencja? To musisz wiedzieć
Zanim przejdziemy do cen, kluczowe jest ustalenie, jaką formę księgowości musi (lub może) prowadzić Twoje stowarzyszenie. To podstawowy czynnik wpływający na koszty.
Pełna księgowość (księgi rachunkowe) jest obowiązkowa, gdy stowarzyszenie:
- Prowadzi działalność gospodarczą.
- Posiada status organizacji pożytku publicznego (OPP).
- Jego roczne przychody przekroczyły 100 000 zł.
Pełna księgowość jest domyślną formą ewidencji. Wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości, sporządzania rocznych sprawozdań finansowych i stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Daje ona najpełniejszy obraz finansów organizacji, co jest istotne przy pozyskiwaniu dużych dotacji czy współpracy z instytucjami.
Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK) to specjalne udogodnienie dla mniejszych organizacji. Stowarzyszenie może ją prowadzić, jeśli łącznie spełnia następujące warunki:
- Działa w sferze zadań publicznych.
- Nie prowadzi działalności gospodarczej.
- Nie posiada statusu organizacji pożytku publicznego (OPP).
- W poprzednim roku jego przychody nie przekroczyły 100 000 zł.
- Osiąga przychody wyłącznie z określonych źródeł, takich jak składki członkowskie, darowizny, dotacje czy sprzedaż towarów i usług w ramach działalności odpłatnej.
Decyzję o wyborze UEPiK podejmuje organ zatwierdzający (np. walne zebranie członków) i należy ją zgłosić do urzędu skarbowego. Ta forma jest znacznie prostsza i tańsza w obsłudze.
Co wpływa na cenę obsługi księgowej stowarzyszenia?
Cenniki biur rachunkowych są elastyczne, ponieważ każde stowarzyszenie jest inne. Ostateczna cena usługi zależy od kilku kluczowych czynników:
- Forma ewidencji: To fundamentalna kwestia. Obsługa UEPiK będzie z natury tańsza niż prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych.
- Liczba dokumentów: Najczęstszy wskaźnik w cennikach. Im więcej faktur, rachunków, umów czy wyciągów bankowych w miesiącu, tym wyższy koszt obsługi.
- Zatrudnienie: Prowadzenie kadr i płac (umowy o pracę, umowy zlecenia) to dodatkowa, osobno wyceniana usługa. Cena często zależy od liczby pracowników/zleceniobiorców.
- Profil działalności: Stowarzyszenie realizujące projekty unijne, prowadzące sprzedaż międzynarodową czy rozliczające skomplikowane dotacje będzie wymagało większego zaangażowania księgowego, co wpłynie na cenę.
- Dodatkowe usługi: Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego, przygotowywanie sprawozdań do GUS, NBP, PFRON czy wsparcie w rozliczeniu dotacji to często usługi wyceniane osobno.
Ile kosztuje księgowość stowarzyszenia? Orientacyjne ceny rynkowe
Analizując cenniki biur rachunkowych, można przedstawić następujące, przybliżone widełki cenowe netto:
- Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów (UEPiK):
Ceny zaczynają się od około 200-300 zł miesięcznie przy niewielkiej liczbie dokumentów (np. do 20-30).
- Pełna księgowość (księgi rachunkowe):
Małe stowarzyszenia (do 10-20 dokumentów miesięcznie, bez skomplikowanych operacji): koszt zaczyna się od 300-500 zł miesięcznie.
Średnie i większe organizacje: w zależności od liczby dokumentów i złożoności działań, ceny wahają się w przedziale 800-1500 zł miesięcznie lub więcej.
W przypadku obsługi płacowej należy doliczyć od ok 50-70 zł za osobę miesięcznie, w zależności od formy zatrudnienia.
- Usługi dodatkowe:
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego: to często koszt jednorazowy, zaczynający się od 700 zł, a w przypadku dużych organizacji sięgający 1500-3000 zł. Niekiedy jest to równowartość miesięcznego abonamentu.
Dla najmniejszych, nieaktywnych organizacji (do 10 dokumentów rocznie) niektóre biura oferują pakiety roczne, np. 1500 zł za cały rok, wliczając sprawozdanie.
Podsumowanie:
Koszt księgowości to oczywiście wydatek, ale też inwestycja w bezpieczne funkcjonowanie Twojego stowarzyszenia. Profesjonalne biuro rachunkowe to gwarancja zgodności z przepisami, terminowych rozliczeń i uniknięcia kosztownych błędów. To także partner, który pomaga zrozumieć finanse organizacji i podejmować lepsze decyzje.
Twoje stowarzyszenie zasługuje na profesjonalne wsparcie księgowe. Chcesz poznać dokładną wycenę dopasowaną do potrzeb Twojej organizacji? W FinaLab specjalizujemy się w obsłudze stowarzyszeń i fundacji. Skontaktuj się z nami, aby umówić się na bezpłatną konsultację. Przeanalizujemy sytuację Twojego stowarzyszenia i przygotujemy przejrzystą, indywidualną ofertę. Zyskaj partnera, który zadba o finanse, byś Ty mógł skupić się na tym, co najważniejsze – na misji
