Ile kosztuje księgowość stowarzyszenia? Przewodnik po cenach i obowiązkach

Księgowość stowarzyszenia rozlicza się od liczby dokumentów księgowych w miesiącu, nie od wielkości budżetu ani liczby członków. W FinaLabie pełna księgowość fundacji i stowarzyszeń kosztuje od 600 zł netto miesięcznie przy dokumentacji do 10 dokumentów i rośnie progami do 9 500 zł przy 800 dokumentach. Roczne sprawozdanie finansowe wraz z rozliczeniem podatku to co najmniej 950 zł netto.

Poniżej są nasze stawki, a nie widełki rynkowe, oraz to, co w praktyce najbardziej wpływa na rachunek: sposób liczenia dokumentów i zakres objęty abonamentem.

Ile kosztuje pełna księgowość organizacji?

Opłata podstawowa jest progowa — mieszczysz się w progu albo wchodzisz do następnego. Wszystkie kwoty są netto.

Widać z tego jedną rzecz, która bywa zaskoczeniem: przejścia między progami nie są równe. Od 60 do 100 dokumentów opłata rośnie o 500 zł, a od 100 do 200 — o 1 200 zł. Organizacja, która planuje projekt zwiększający dokumentację, powinna sprawdzić, po której stronie progu wyląduje, zanim projekt wystartuje.

Co liczy się jako jeden dokument księgowy?

To pytanie decyduje o progu, więc jest ważniejsze od samej tabeli. Dokumentem księgowym jest każdy dokument podlegający wpisowi do ewidencji — faktura, rachunek, dokument wewnętrzny i podobne. Trzy przeliczenia z naszego cennika warto znać zawczasu:

• pozycja na wyciągu bankowym w złotych — 0,25 dokumentu,
• pozycja na wyciągu bankowym w walucie obcej — 0,5 dokumentu,
• faktura zagraniczna — 2 dokumenty.

Dla organizacji zbierającej wpłaty od darczyńców przelewami ma to konkretny skutek: sto wpłat na koncie to dwadzieścia pięć dokumentów, nie sto. Odwrotnie działa finansowanie zagraniczne — każda faktura z zagranicy waży podwójnie.

Co jest w abonamencie, a co płatne osobno?

W opłacie podstawowej mieści się prowadzenie ksiąg rachunkowych, wyliczanie zaliczek na podatek dochodowy i pliki JPK_KR, ewidencja VAT z plikami JPK_VAT, ewidencja środków trwałych, różnice kursowe, transakcje wewnątrzwspólnotowe, import i eksport, przygotowanie dokumentów do kontroli skarbowej, reprezentowanie przed ZUS i urzędem skarbowym oraz zdalny dostęp do ewidencji i dokumentów.

Poza abonamentem są trzy pozycje, o których warto pamiętać przy planowaniu rocznego budżetu:

• roczne sprawozdanie finansowe wraz z rozliczeniem podatku i deklaracją — w wysokości opłaty abonamentowej, nie mniej niż 950 zł,
• zamknięcie roku przy pełnej księgowości — dodatkowo równowartość abonamentu obowiązującego w ostatnim miesiącu roku podatkowego,
• korekta listy płac lub rozliczenia ZUS — 200 zł za każdy korygowany miesiąc.

Ile kosztuje obsługa kadrowa i płacowa?

Rozliczana jest za osobę miesięcznie: 90 zł netto przy umowie cywilnoprawnej i 120 zł netto przy umowie o pracę. W tej cenie są listy płac z nieobecnościami, deklaracje ZUS z wysyłką, roczne PIT-4R i PIT-8R, dokumenty zatrudnienia i rozwiązania stosunku pracy, ewidencja czasu pracy i urlopów, rozliczenie delegacji oraz obsługa PPK. Dla stowarzyszenia zatrudniającego dwie osoby na zlecenie to 180 zł netto miesięcznie ponad abonament księgowy.

A jeśli organizacja może prowadzić uproszczoną ewidencję?

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów jest dostępna dla organizacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie mają statusu organizacji pożytku publicznego i nie przekroczyły w poprzednim roku 1 000 000 zł przychodów (art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Jest zauważalnie prostsza w obsłudze od pełnych ksiąg, a od 2026 r. dostępna dla znacznie większej grupy organizacji niż wcześniej — warunki opisujemy w przewodniku po księgowości fundacji i stowarzyszeń.

Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK) jest dostępna ustawowo dla organizacji pozarządowych, których przychody nie przekraczają 100 000 zł w poprzednim roku obrotowym (art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Dla większości organizacji, które tę granicę mieszczą albo do niej zbliżają się, rekomendujemy jednak pełną księgowość od początku — daje ona wiarygodność wobec grantodawców i urzędu skarbowego oraz zabezpiecza przed koniecznością przejścia na księgi w trakcie roku, gdy przychody wzrosną.

Stawki za pełną księgowość fundacji i stowarzyszeń (netto miesięcznie): do 10 dokumentów 600 zł, do 20 — 750 zł, do 40 — 1000 zł. Obsługa VAT to dodatkowe +100 zł miesięcznie. Sprawozdanie roczne wraz z CIT-8 wyceniamy jako równowartość abonamentu, minimum 950 zł.

Zakres, który prowadzimy, obejmuje księgi, sprawozdanie finansowe i CIT-8. Sprawozdań merytorycznych organizacji — ani do ministerstwa, ani do Narodowego Instytutu Wolności — nie sporządzamy. Ta część zostaje po stronie zarządu organizacji.

Najczęstsze pytania

Czy da się zmienić abonament w trakcie roku?

W jedną stronę tak, w drugą nie. Zmiana na abonament wyższy jest możliwa z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Zmiana na niższy — wyłącznie na początku kolejnego roku podatkowego i przed przekazaniem dokumentów za pierwszy miesiąc rozliczeniowy.

Czy nieaktywne stowarzyszenie płaci pełną stawkę?

Organizacja, która w danym miesiącu nie ma żadnych operacji, wchodzi w najniższy próg cennika, ale nie znika jej obowiązek złożenia CIT-8 i — przy pełnych księgach — sporządzenia sprawozdania finansowego. Roczny koszt obsługi organizacji uśpionej to więc głównie te dwie pozycje, nie miesięczny abonament.

Czy prowadzenie projektu dotacyjnego zmienia cenę?

Pośrednio i zwykle zauważalnie, bo projekt podnosi liczbę dokumentów w miesiącu i może przenieść organizację do wyższego progu. Samo rozliczenie dotacji wobec grantodawcy oraz sprawozdania do instytucji zewnętrznych nie są objęte cennikiem podstawowym i wymagają indywidualnego ustalenia ceny.

Wyceniamy obsługę na podstawie liczby dokumentów z ostatnich trzech miesięcy, żeby próg odpowiadał rzeczywistej skali działania. FinaLab, biuro rachunkowe, Warszawa Mokotów. Sprawdź zakres obsługi księgowej.