Spółka cywilna, jako jedna z najprostszych form współpracy dla co najmniej dwóch przedsiębiorców, najczęściej korzysta z księgowości uproszczonej, takiej jak Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub ryczałt ewidencjonowany. Jednak w sytuacji, gdy jej roczne przychody netto przekroczą limit 2 milionów euro, jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości (ksiąg rachunkowych).
Wybór konkretnej formy ewidencji zależy od decyzji wszystkich wspólników oraz od profilu i skali działalności. Kluczowe jest zrozumienie, że choć spółka cywilna nie jest podatnikiem podatku dochodowego (są nimi wspólnicy), to właśnie jej przychody decydują o rodzaju prowadzonej dokumentacji księgowej.
Czym jest spółka cywilna i dlaczego jej księgowość jest specyficzna?
Spółka cywilna to nie firma sama w sobie, a umowa między co najmniej dwoma przedsiębiorcami (osobami fizycznymi lub firmami), którzy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu gospodarczego. Nie posiada ona osobowości prawnej, a podmiotami prawa i obowiązków są jej wspólnicy.
Ta specyfika ma fundamentalne znaczenie dla księgowości i podatków:
- Podatnikami podatku dochodowego (PIT lub CIT) są wspólnicy, a nie spółka. Każdy wspólnik rozlicza się z urzędem skarbowym indywidualnie, proporcjonalnie do posiadanego udziału w zyskach.
- Spółka jest natomiast podatnikiem VAT, jeśli dokona rejestracji (obowiązkowej po przekroczeniu limitu 200 000 zł sprzedaży rocznie lub dobrowolnej).
- To przychody netto spółki, a nie poszczególnych wspólników, decydują o obowiązku prowadzenia określonego rodzaju księgowości.
Uproszczona księgowość – domyślny wybór dla spółki cywilnej
Dla większości spółek cywilnych, zwłaszcza na początku działalności, naturalnym i najprostszym rozwiązaniem jest księgowość uproszczona. Pozwala ona na stosunkowo łatwą ewidencję operacji gospodarczych w celu obliczenia podatku.
Jakie formy uproszczonej księgowości są dostępne?
Wspólnicy spółki cywilnej (będący osobami fizycznymi) muszą podjąć jednomyślną decyzję co do wyboru formy opodatkowania i związanego z nią sposobu ewidencji. Wszyscy muszą rozliczać się w ten sam sposób – jest to pierwszy test dla partnerów spółki. Dostępne opcje to:
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)
- Jak to działa? Jest to najpopularniejsza forma. Polega na bieżącym zapisywaniu wszystkich przychodów ze sprzedaży i kosztów poniesionych w celu ich uzyskania. Dochód spółki (przychody minus koszty) jest następnie dzielony między wspólników zgodnie z ich udziałami, a każdy z nich płaci od swojej części podatek dochodowy.
- Dla kogo jest najlepsza? Dla spółek, które ponoszą regularne koszty działalności (np. handel, usługi, produkcja), ponieważ pozwala na ich odliczenie i obniżenie podstawy opodatkowania.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
- Jak to działa? W tym modelu ewidencjonuje się wyłącznie przychody spółki, bez uwzględniania kosztów. Wspólnicy płacą podatek według stałej stawki procentowej, przypisanej do rodzaju wykonywanej działalności.
- Dla kogo jest najlepszy? Dla spółek świadczących usługi, gdzie koszty są niskie i trudne do udokumentowania. Często wybierany przez specjalistów, w branży IT czy usługach niematerialnych. Należy jednak pamiętać, że nie każdą działalność można opodatkować ryczałtem.
Kiedy spółka cywilna musi prowadzić pełną księgowość?
Obowiązek przejścia z księgowości uproszczonej na pełne księgi rachunkowe pojawia się, gdy spółka cywilna przekroczy określony próg przychodów.
Limit przychodów wynosi równowartość 2 milionów euro.
Przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przelicza się na złotówki po średnim kursie NBP z pierwszego dnia roboczego października. Jeśli ta kwota przekroczy ustawowy limit, spółka od następnego roku obrotowego musi zaprowadzić księgi rachunkowe.
Co w praktyce oznacza przejście na pełną księgowość?
- Więcej formalności: Zamiast prostej KPiR, firma musi prowadzić szczegółową ewidencję na kontach księgowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości.
- Wyższe koszty obsługi: Prowadzenie pełnej księgowości jest bardziej skomplikowane i wymaga specjalistycznej wiedzy, co zazwyczaj wiąże się z wyższymi kosztami obsługi księgowej.
- Lepszy wgląd w finanse: Pełna księgowość dostarcza znacznie więcej informacji o kondycji finansowej firmy, umożliwiając tworzenie bilansu, rachunku zysków i strat oraz szczegółowych analiz.
Jak wybrać optymalną księgowość dla Twojej spółki?
Wybór formy księgowości w spółce cywilnej to strategiczna decyzja, która powinna być podjęta po analizie kilku czynników:
- Przewidywane przychody: Czy zbliżacie się do progu 2 mln euro?
- Struktura kosztów: Czy macie dużo udokumentowanych wydatków (KPiR) czy raczej działacie w modelu niskokosztowym (ryczałt)?
- Branża i rodzaj działalności: Czy przepisy pozwalają na opodatkowanie ryczałtem?
- Zgoda wspólników: Wszyscy musicie być zgodni co do wybranej formy.
W FinaLab rozumiemy, że prowadzenie spółki to codzienne wyzwania i decyzje. Pomagamy naszym klientom nie tylko w bieżącej księgowości, ale także w strategicznym planowaniu podatkowym. Analizujemy Wasz model biznesowy i wspólnie wybieramy formę rozliczeń, która jest najkorzystniejsza i najbezpieczniejsza dla Waszej firmy. Skontaktuj się z nami, aby omówić, jakie rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Waszej spółce cywilnej.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
1. Czy wspólnicy w spółce cywilnej mogą mieć różne formy opodatkowania? Nie. Wszyscy wspólnicy spółki cywilnej, będący osobami fizycznymi, muszą wybrać i stosować tę samą formę opodatkowania dochodów – albo zasady ogólne (skala podatkowa), albo podatek liniowy (co wiąże się z KPiR), albo ryczałt ewidencjonowany.
2. Kto podpisuje deklaracje VAT w spółce cywilnej? Deklaracje VAT (pliki JPK_V7) podpisuje osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania spółki, zgodnie z jej umową. Mogą to być wszyscy wspólnicy lub wyznaczeni do tego partnerzy.
3. Co się stanie, jeśli przekroczymy limit 2 mln euro i nie przejdziemy na pełną księgowość? Prowadzenie KPiR zamiast wymaganych ksiąg rachunkowych jest traktowane jako naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości i może skutkować sankcjami karno-skarbowymi, w tym grzywną.
4. Czy spółka cywilna może dobrowolnie przejść na pełną księgowość? Tak. Nawet jeśli spółka nie przekracza progu przychodów, wspólnicy mogą podjąć decyzję o prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Czasem robi się to w celu uzyskania lepszej kontroli nad finansami lub w związku z wymogami banków przy ubieganiu się o kredyt.
