Jakie dane do faktury zawrzeć w 2025 roku?

Co to są dane do faktury?

Dane do faktury to istotne informacje, które muszą być zawarte w tym dokumencie, aby był on zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Faktura to oficjalny dokument sprzedaży, który potwierdza transakcję między sprzedawcą a nabywcą, a także stanowi podstawę do rozliczeń podatkowych. W zależności od charakteru transakcji oraz statusu podatników, faktura może zawierać różne dane, takie jak dane identyfikacyjne stron, szczegóły dotyczące sprzedawanych towarów lub usług, a także informacje o zastosowanych stawkach VAT.

Faktura jest podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji opodatkowanej podatkiem od towarów i usług. Jest też podstawą prawidłowego rozliczenia podatku.

Podatnicy podatku od towarów i usług muszą dokumentować swoje transakcje za pomocą faktur VAT w następujących sytuacjach:

• przy sprzedaży, dostawie towarów oraz świadczeniu usług dla:
  • innego podatnika VAT,
  • osoby, która płaci podatek od wartości dodanej lub podobny podatek,
  • osoby prawnej, która nie jest podatnikiem.
• w przypadku sprzedaży wysyłkowej z kraju oraz sprzedaży wysyłkowej na terenie kraju do podmiotu, który nie jest podatnikiem VAT ani podatnikiem podatku od wartości dodanej czy innego podobnego podatku. Dotyczy to również konsumentów z innych krajów UE, którzy nie są podatnikami VAT.
• podczas wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na rzecz podmiotów, które nie są podatnikami VAT, ani osobami prawnymi niebędącymi podatnikami.
• w sytuacji, gdy otrzymano całość lub część płatności przed zrealizowaniem sprzedaży, dostawy towarów lub świadczenia usług, co odnosi się do zaliczek.

W tych przypadkach wystawienie faktury jest obowiązkowe, nawet jeśli nie posiadasz rejestracji jako podatnik VAT.

Nie masz obowiązku wystawiania faktur dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (konsumentów). Jednakże ta zasada nie dotyczy sytuacji, takich jak:

• sprzedaż wysyłkowa z oraz na terytorium kraju,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu,
• sytuacja, w której nabywca (konsument) poprosi o wystawienie faktury. Takie żądanie musi być złożone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym towar został dostarczony, usługa została wykonana, lub dokonano całości lub części płatności.

Jakie dane są potrzebne do wystawienia faktury?

Aby wystawić poprawną fakturę, potrzebne są określone dane, które umożliwiają zidentyfikowanie zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy oraz szczegółowe opisanie przedmiotu transakcji. Podstawowe dane, które należy uwzględnić na fakturze, to: nazwa i adres sprzedawcy, jego numer identyfikacji podatkowej (NIP), a także nazwa i adres nabywcy oraz jego NIP, jeśli jest podatnikiem VAT. Dodatkowo, istotne jest podanie daty wystawienia faktury oraz daty dokonania sprzedaży, jeśli jest inna niż data wystawienia. Ważne są także szczegóły dotyczące sprzedawanych towarów lub usług, w tym ich nazwa, jednostka miary, ilość oraz cena jednostkowa. Nie można zapomnieć o stawkach VAT oraz wartości brutto, netto i ewentualnych rabatach. Kompleksowe uwzględnienie tych danych pozwala na prawidłowe rozliczenia podatkowe oraz spełnienie wymogów formalnych.

Co jest na fakturze?

Faktura może mieć formę papierową lub elektroniczną. Powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla ciebie, drugi dla nabywcy. Ważne! W przypadku faktur VAT wystawianych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży przesyła je, lub udostępnia nabywcy i zachowuje jednocześnie w swojej dokumentacji.

Kwoty podatku musisz wykazywać w złotych. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Dane wystawiającego i odbiorcy

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać również:

* imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

* numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a);(w przypadku transakcji UE – VAT UE)

* numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b);

Numer faktury i data wystawienia

Numer faktury a więc kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę a także jej data wystawienia to kluczowe dane, które muszą znaleźć się na fakturze

Nazwa towaru, cena netto i cena brutto

• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)

Wartość podatku VAT i ogólna kwota do zapłaty

• stawkę podatku
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• kwotę należności ogółem.

Faktura imienna, a dane do faktury

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, w jaki sposób ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Kiedy powinna być wystawiona faktura dla osoby fizycznej? Jakie dane powinna zawierać?

Sposoby dokumentowania przychodu

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Oczywiście dany przedsiębiorca, który spełnia określone w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z kasy warunki, ma prawo korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Wówczas sprzedaż na rzecz osób prywatnych należy ewidencjonować na podstawie dziennej ewidencji sprzedaży (sprzedaż stacjonarna) lub na podstawie wyciągu bankowego (sprzedaż wysyłkowa).

Ale co do zasady. podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży rejestrowanej w kasie fiskalnej na rzecz osób prywatnych jest paragon fiskalny.

Obowiązek wystawienia i wydania paragonu fiskalnego, bez żądania nabywcy, w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości lub części zapłaty:

• w gotówce – powstaje z chwilą jej otrzymania, zaś
• za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem – powstaje niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy, jeśli osoba prywatna w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, bądź otrzymano całość lub część zapłaty wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić.

Jak to zrobić? Jakie dane powinna zawierać faktura dla osoby fizycznej?

Dane na fakturze dla osoby fizycznej

Informacje, jakie powinny znaleźć się na fakturze, określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Wśród nich wymienia się m.in. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług zidentyfikowany jest dla podatku lub podatku od wartości dodanej. Ten element stanowi największy problem, gdy wystawiana jest faktura dla osoby fizycznej, gdyż nie musi ona posiadać NIP-u.

Różnice w danych dla osoby fizycznej i przedsiębiorcy

Czy na fakturze powinien więc znaleźć się numer PESEL? Nie. Jeżeli sprzedaż następuje na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie ma obowiązku zamieszczania na fakturze NIP-u, ponieważ taki nabywca w ogóle tego numeru nie musi posiadać. Nie ma również obowiązku zamieszczania na fakturze numeru PESEL, choć ma go każdy. Przepisy ustawy o VAT tego nie wymagają.

Podatnicy wystawiający fakturę są zobowiązani umieścić na niej adresy podatnika i nabywcy towarów lub usług.

Przepisy nie precyzują, jaki adres powinien zostać wpisany w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą: czy ma to być adres zamieszkania, czy adres głównego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli siedziba działalności znajduje się pod innym adresem niż miejsce zamieszkania.

Przyjmuje się, że na fakturze należy wskazać adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Jeżeli jednak taki przedsiębiorca posiada główne miejsca prowadzenia działalności gospodarczej wskazane w CEIDG, to na fakturze powinien być podawany adres głównego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną?

Jeśli otrzymany przez podatnika paragon zawiera NIP nabywcy, a kwota należności ogółem (wynikająca z tego paragonu) nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro), to taki paragon uznaje się za fakturę uproszczoną. Faktura taka – stosownie do art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT – może nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, a także danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, czyli takich danych jak:

• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Uwaga!

Warunkiem wystawienia faktur w uproszczonej formie jest umieszczenie w nich danych pozwalających określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku. Dodatkowo należy wpisać NIP nabywcy.

Biorąc powyższe pod uwagę faktura uproszczona powinna zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz jego adres;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności opodatkowanych VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• dane pozwalające określić kwotę podatku VAT dla poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.