Księgowość uproszczona – na czym polega i czy jest dla Ciebie? Przewodnik dla przedsiębiorcy

Prowadzisz niewielką firmę i zastanawiasz się, jak poradzić sobie z formalnościami bez zatrudniania księgowych? Słyszałeś o „uproszczonej księgowości”, ale nie jesteś pewien, co to dokładnie oznacza i czy Twoja firma może z niej skorzystać?

Jako przedsiębiorca chcesz skupić się na rozwoju biznesu, a nie na skomplikowanych przepisach. Dlatego w tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez najważniejsze zasady księgowości uproszczonej. Wyjaśnimy, na czym polega, kto może ją stosować i jakie formy masz do wyboru. Bez żargonu, konkretnie i po ludzku.

Czym właściwie jest uproszczona księgowość?

Wyobraź sobie księgowość w wersji „light”. Zamiast skomplikowanych ksiąg handlowych i rozbudowanych sprawozdań finansowych, skupiasz się na tym, co najważniejsze: ewidencji przychodów i kosztów Twojej firmy. To podstawowa różnica w stosunku do tzw. pełnej księgowości, która wymaga znacznie bardziej szczegółowego rejestrowania każdej operacji gospodarczej.

Głównym celem uproszczonej księgowości jest proste i szybkie ustalenie podstawy do obliczenia podatku dochodowego. Dlatego jest to rozwiązanie dedykowane mniejszym podmiotom, których skala działalności nie wymaga zaawansowanej analityki finansowej.

Kto może skorzystać z księgowości uproszczonej? 

Nie każda firma może wybrać tę formę rozliczeń. Prawo precyzyjnie określa, kto może z niej skorzystać. Uproszczoną księgowość mogą prowadzić:

• Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
• Spółki cywilne, jawne i partnerskie, których wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne.

Istnieje jednak kluczowy warunek – limit przychodów. Aby móc korzystać z uproszczonej księgowości, Twoje roczne przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych nie mogą przekroczyć równowartości 2 milionów euro w przeliczeniu na polskie złote. Jeśli przekroczysz ten próg, od następnego roku podatkowego będziesz zobowiązany do przejścia na pełną księgowość.

Trzy drogi do wyboru – formy uproszczonej księgowości

Decydując się na uproszczoną księgowość, musisz wybrać jedną z trzech dostępnych form ewidencji, która jest ściśle powiązana z formą opodatkowania.

1. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) To zdecydowanie najpopularniejsza forma. Polega na sumiennym zapisywaniu wszystkich przychodów ze sprzedaży oraz kosztów poniesionych w celu ich uzyskania. Podatek płacisz od faktycznego dochodu, czyli różnicy między przychodami a kosztami. KPiR daje Ci kontrolę nad finansami i pozwala optymalizować podatki poprzez świadome zarządzanie wydatkami firmowymi.
2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Tutaj ewidencjonujesz wyłącznie swoje przychody – koszty nie mają wpływu na wysokość podatku. Płacisz podatek w formie ryczałtu, którego stawka zależy od rodzaju prowadzonej działalności. To rozwiązanie jest często korzystne dla usługodawców i freelancerów, którzy nie ponoszą wysokich kosztów. Kluczowe jest jednak prowadzenie dokładnej ewidencji przychodów.
3. Karta podatkowa To najbardziej uproszczona z form, ponieważ… nie wymaga prowadzenia żadnej ewidencji księgowej. Wysokość podatku jest stała i ustalana z góry przez naczelnika urzędu skarbowego. Niestety, od 2022 roku ta opcja jest dostępna wyłącznie dla przedsiębiorców, którzy kontynuują opodatkowanie w tej formie. Nowe firmy nie mogą już z niej skorzystać.

Plusy i minusy – czy uproszczona księgowość się opłaca?

Jak każde rozwiązanie, uproszczona księgowość ma swoje wady i zalety.

Zalety:

• Niższe koszty: Prowadzenie KPiR czy ryczałtu jest zazwyczaj tańsze niż obsługa pełnej księgowości.
• Mniej formalności: Mniejsza liczba obowiązków sprawozdawczych i prostsze zasady ewidencji oszczędzają Twój czas.
• Przejrzystość: Dla małej firmy podstawowa ewidencja przychodów i kosztów jest często w pełni wystarczająca do kontroli finansów.

Wady:

• Ograniczona informacja: Uproszczona księgowość nie daje tak szerokiego obrazu kondycji finansowej firmy jak pełne księgi.
• Trudności w pozyskaniu finansowania: Banki i inwestorzy często wymagają szczegółowych sprawozdań finansowych, których nie wygenerujesz bezpośrednio z KPiR.

Podsumowanie: Partner w księgowości to klucz do spokoju

Uproszczona księgowość to świetne rozwiązanie dla małych i średnich firm, które pozwala skupić się na biznesie, a nie na biurokracji. Jest tańsza, prostsza i idealnie dopasowana do potrzeb działalności na mniejszą skalę.

Wybór między KPiR a ryczałtem to jednak ważna decyzja, która wpływa na wysokość Twoich podatków i możliwości rozwoju. Nie musisz podejmować jej sam. Dobry księgowy to nie tylko osoba, która „księguje faktury” – to partner, który analizuje Twoją sytuację i pomaga wybrać najkorzystniejszą drogę.

Chcesz mieć pewność, że wybrałeś najlepszą formę księgowości dla swojej firmy? Porozmawiajmy.

W FinaLab specjalizujemy się w obsłudze firm, które szukają czegoś więcej niż tylko księgowej. Pomagamy naszym klientom podejmować świadome decyzje finansowe. Skontaktuj się z nami, a podczas bezpłatnej konsultacji przeanalizujemy Twój model biznesowy i podpowiemy, które rozwiązanie przyniesie Ci najwięcej korzyści. Zadbaj o finanse swojej firmy z partnerem, któremu możesz zaufać.