Rejestracja spółki jakie dokumenty

Do rejestracji spółki z o.o. w 2025 roku potrzebny jest zestaw dokumentów, których rdzeniem jest umowa spółki, lista wspólników oraz oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego. Komplet wymaganych załączników różni się w zależności od wybranej ścieżki rejestracji – uproszczonej online (system S24) lub tradycyjnej (u notariusza). Proces w obu przypadkach kończy się złożeniem wniosku do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Jakie są dwie drogi rejestracji spółki z o.o.?

Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można zarejestrować na dwa sposoby: przez internet w systemie S24 lub w formie tradycyjnej, z pomocą notariusza. Wybór ścieżki wpływa na koszt, czas i treść umowy spółki.

1. System S24 (przez internet): Droga szybsza (rejestracja nawet w 24h) i tańsza. Opiera się na gotowym wzorcu umowy, co ogranicza możliwość wprowadzenia niestandardowych zapisów. Idealna dla prostych, standardowych spółek.
2. System PRS (u notariusza): Droga droższa i dłuższa (7-21 dni), ale dająca pełną elastyczność w kształtowaniu umowy spółki. Konieczna, jeśli wspólnicy chcą zawrzeć w umowie niestandardowe ustalenia lub wnoszą do spółki wkład niepieniężny (aport).

Lista dokumentów – rejestracja spółki przez Internet (S24)

Rejestracja w systemie S24 wymaga przygotowania i załączenia kilku kluczowych dokumentów, które są generowane i podpisywane elektronicznie (Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) bezpośrednio w systemie.

Checklista dokumentów w S24:

• Umowa spółki z o.o. – generowana automatycznie na podstawie wzorca umowy dostępnego w systemie.
• Lista wspólników – dokument wskazujący, kto i ile udziałów obejmuje w spółce
• Oświadczenie o wniesieniu kapitału – oświadczenie zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego (minimum 5000 zł) zostały wniesione przez wszystkich wspólników w całości.
• Lista z danymi i adresami członków zarządu – wymagana do wpisu w KRS.
• Lista adresów wspólników
• Tytuł prawny do lokalu/adresu – dane adresowe siedziby firmy (nie trzeba załączać skanu umowy, ale dane są niezbędne do wniosku).
• Oświadczenie, czy spółka jest cudzoziemcem

Lista dokumentów – rejestracja spółki u notariusza (forma tradycyjna)

Tradycyjna rejestracja rozpoczyna się od wizyty u notariusza, który sporządza umowę spółki w formie aktu notarialnego. Następnie wniosek wraz z wymaganymi załącznikami składa się elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS).

Checklista dokumentów w PRS (po wizycie u notariusza):

• Umowa spółki w formie aktu notarialnego – oryginał dokumentu sporządzony przez notariusza.
• Lista wspólników – podpisana przez cały zarząd, z informacją o liczbie i wartości nominalnej udziałów każdego wspólnika.
• Oświadczenie wszystkich członków zarządu o wniesieniu wkładów na pokrycie kapitału zakładowego.
• Zgoda członków organów (zarządu, rady nadzorczej) na powołanie – jeśli dana osoba jest powoływana do organu spółki.
• Dane adresowe członków zarządu do doręczeń.
• Lista adresów wspólników
• Dowód uiszczenia opłaty sądowej oraz opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Co dzieje się po złożeniu dokumentów?

Po złożeniu kompletnego wniosku, sąd rejestrowy (KRS) ma ustawowo 7 dni na jego rozpatrzenie. W praktyce czas ten może być różny. Po uzyskaniu wpisu do KRS spółka formalnie istnieje i automatycznie otrzymuje NIP oraz REGON. Następnie należy dopełnić kilku kluczowych obowiązków.

Kolejne kroki:

1. Zgłoszenie do CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) – w terminie 14 dni od daty wpisu do KRS.
2. Założenie firmowego rachunku bankowego
3. Złożenie deklaracji PCC-3 i zapłata podatku od czynności cywilnoprawnych (od umowy spółki) – w terminie 14 dni, jeśli rejestracja była przez S24 (przy akcie notarialnym podatek pobiera notariusz).
4. Rejestracja do VAT (w razie potrzeby) – na formularzu VAT-R.
5. Zgłoszenie NIP-8 do Urzędu Skarbowego

FAQ: Rejestracja spółki w pigułce

1. Ile kosztuje rejestracja spółki z o.o.? W systemie S24 łączny koszt to około 350 zł (opłata sądowa + ogłoszenie w MSiG + PCC). Przy rejestracji notarialnej koszty są wyższe i obejmują taksę notarialną (zależną od kapitału zakładowego) oraz opłaty sądowe.

2. Jak długo trwa rejestracja spółki? W systemie S24 wpis można uzyskać nawet w 24-48 godzin, choć czasami trwa to kilka dni. Droga notarialna i składanie wniosku przez PRS zajmuje zazwyczaj od 7 do 21 dni.

3. Czym jest kapitał zakładowy w spółce z o.o.? To minimalny majątek, jaki wspólnicy muszą wnieść do spółki na starcie działalności. Minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. wynosi 5000 zł. 

Zarejestruj spółkę z eksperckim wsparciem

Rejestracja spółki to pierwszy krok do budowy większego biznesu. Poprawne przygotowanie dokumentów i wybór odpowiedniej ścieżki pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i uniknąć problemów formalnych na starcie.

W FinaLab pomagamy przedsiębiorcom przejść przez cały proces – od doradztwa w zakresie umowy spółki po dopełnienie ostatnich formalności po rejestracji.

[Umów się na konsultację, aby bezpiecznie wystartować ze swoją spółką]

Autor: Norbert Brysławski. Specjalizujemy się w obsłudze księgowej i doradztwie dla firm z sektora IT, marketingu i usług profesjonalnych. Pomagamy przedsiębiorcom płacić niższe podatki i bezpiecznie rozwijać biznes.